Darf ein Arbeitgeber die Erstattung von Reisekosten einseitig zu Ungunsten des Arbeitnehmers ändern?

4 Antworten

Vorbehaltlich der in solchen Fällen immer dringend erforderlichen Prüfung der Vertragslage unter Einbeziehung etwaiger Vorbehalte und Anmerkungen im Laufe des Arbeitsverhältnisses würde ich sagen, dass das nicht zulässig sein dürfte weil es sich um eine betriebliche Übung handelt. Allerdings darf man auch nicht verkennen, dass der Arbeitgeber bei der Gestaltung des Reiseablaufs ein Weisungsrecht hat. Dieses Weisungsrecht kann beispielsweise durchaus dahin gehen, dass nur bestimmte Hotelkategorien gebucht werden dürfen.

Und das mit den Einzelnachweisen ist ein davon separat zu sehendes Thema: Reisekostenerstattungen dienen nicht der Bereicherung des Arbeitnehmers. Daher darf Verwendungskontrolle stattfinden.

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Das Thema betriebliche Übung ist in dem Segment ein Rechtsinstitut das nicht bemüht werden kann. Wenn der AG im Rahmen einer Richtlinie (die ja AGB Charakter hat) diese ändert, so kann das auch zum Nachteil geregelt werden. Die Regelungen aus dem Einkommensteuerrecht sind nicht zwingend verbindlich. Und Reisekostenersattungen gehört zum Auslagenersatz und nicht zum Entgelt. Bei Entgelt würde betriebliche Übung und auch andere Vorschriften greifen; bei Auslagenersatz eben nicht. Das kann der Arbeitgeber frei regelen, es unterliegt auch nicht der Mitbestimmung.

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@alfalfa

Da hast Du aber die entscheidenden Worte überlesen: Der Arbeitgeber hat sich bisher immer an den steuerlich anerkannten Werten orientiert und will jetzt weniger zahlen. Was ich mir im übrigen nicht vorstellen kann ist, dass die Zahlungen bisher pauschal und ohne jeden Verwendungsnachweis erfolgten. Aus dem Umstand, dass diesbezüglich nur für die Essenskosten gefragt wird entnehme ich, dass die übrigen Auslagen schon nachzuweisen waren. Ergo: Es soll künftig immer sparsamer gereist werden als bisher und damit wird schon eine Übung verändert.

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@Privatier59

Du wirst lachen, das Thema habe ich grade aktuell im Rahmen eines Rechtsgutachten klären lassen. Identischer Fall. Ergebnis: siehe meine Antwort.

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@alfalfa

Na ja, 2 Juristen = 3 Meinungen. Wenn wir uns über den Preis einigen können, schreibe ich das Gegengutachten. Ich habe noch jede Rechtsbeugung hinbekommen.

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@Privatier59

Zum Thema Nachweis. Vermutlich geht es um die Tagespauschalen. 2013 gab es die Stufungen 6€, 12€, 24€. In 2014 nur noch 12€ und 24€. Ich denke mal der AG wird nicht einfach die unterste Stufe 2013 durch unterste Stufe 2014 ersetzen wollen, sondern sie einfach wegfallen lassen und nichts zahlen. Denk mal an LKW Fahrer im Pendelverkehr.

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@alfalfa

Es geht um Auslandsreisen. Die (steuerlich berücksichtigungsfähigen) Maximalwerte werden vom finanzministerium festgelegt (pro Land). Der Arbeitgeber will die Maximalwerte nun deckeln, d.h. auch bei Nachweis unter Umständen weniger zahlen, so dass man in manchen Ländern bei angeordneter Dienstreise draufzahlen muss.

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@Privatier59

Lacht, super Angebot. Da komm ich drauf zurück! So was kann ich immer gebrauchen! Mal Lust sich mit der Künstlersozialkasse zu reiben? Da brauche ich in der Tat was handfestes!

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@Odysseus14

Also: wenn Aufwendungen durch Belege nachgewiesen sind und die Reise dienstlich angeordnet ist, ist der Arbeitgeber zum Ersatz ohne Abzüge verpflichtet. Auslands Tagessätze - da liegt ja kein Beleg vor - kann der Arbeitgeber abweichend von den anerkennngsfähigen Tagessätzen regeln. Das Delta kannst Du jedoch in Deiner Steuerwrklärung geltend machen. Das natürlich vorbehaltlich der Aussage, das Betriebsvereinbarungen, Kollektivverträge, betriebliche Praxis/Übung, Reiserichtlinien nichts gegenteiliges aussagen.

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Ein Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, überhaupt Reisekosten zu erstatten. Das ist eine Frage der vertraglichen Regelung, die auf verschiedenen Ebenen erfolgen kann.

  • als arbeitsvertragliche Vereinbarung

  • als induviduelle Vereinbarung zu einer bestimmten Position im Unternehmen (z.B. im Vertrieb), die dann als Zusatz zum Arbeitsvertrag gilt

  • als Betriebsvereinbarung (auf die im Arbeitsvertrag in ihrer jeweils gültigen Form Bezug genommen wird).

  • als Verweis auf das Bundesreisekostengesetz oder steuerliche Sätze (auf die im Arbeitsvertrag in ihrer jeweils gültigen Form Bezug genommen wird).

Handelt es sich um vertragliche Bestandteile, ist eine einseitige Änderung durch den AG nicht möglich. Es muß eine Arbeitsvertragsergänzung oder -änderung geben. Handelt es sich um ein separates, fortgeschriebenes Dokument als Betriebsvereinbarung, so kann dieses einheitlich für den gesamten Betrieb geändert werden, ohne daß die einzelnen Arbeitnehmer zustimmen müssen. I.a. handelt es sich um mit dem Betriebsrat ausgehandelte Vereinbarungen.

Da es keine gesetzlichen Mindestsätze gibt und immer Bezug auf die Abgeltung der tatsächlichen Reisekosten durch das Gehalt genommen werden kann, ist es also insbesondere einem AG gestattet, niedrigere oder höhere Sätze als lt. Bundesreisekostengesetz oder steuerlichen Höchstsätzen anzusetzen. Die Differenz ist (bei niedrigeren Werten) steuerlich als Werbungskosten geltend zu machen bzw. (bei höheren Werten) als Lohnbestandteil zu versteuern.

Einzelnachweise für Erstattungen sind der übliche Weg, d.h. es werden Einzelnachweise beizubringen sein. Werden Pauschalen angesetzt, benötigt man natürlich keine Einzelnachweise. Der AG ist frei, Anforderungen an die Erstattung von Kosten zu stellen.

Ja, dieses Recht hat der Arbeitgeber. Denn er ist dem AN lediglich den Ersatz von Aufwendung geschuldet. Anderweitige Regeleungen können sich in Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder im Arbeitsvertrag finden. Die Regelungen im Einkommensteuergesetz gelten für den Arbeitnehmer im Rahmen seiner Steuererklärung. Sie sind nicht verbindlich für eine Erstattung durch den Arbeitgeber.

Fragen zur Steuererklärung: Pendlerpauschale und Fortbildungskosten?

Hallo,

Wie der Titel es erahnen lässt, habe ich nicht eine Frage, sondern zwei Fragen, fasse sie aber lieber zusammen, da es sich um eine Steuererklärung handelt.

Frage 1:

Das Thema Pendlerpauschale an sich ist klar und ich mache das seit Jahren so, dass ich die einfachen KM x 220 Tage angebe. Nur, wenn ich mir das so genau überlege, stimmt das nicht, denn ich habe auch Dienstreisen. Die Dienstreisen werden komplett über den AG abgehandelt und tangieren das FA nicht. Nur bei genauer Betrachtung habe ich ja keine Fahrt zur Arbeit, wenn ich auf Dienstreise bin, oder? Ist es daher falsch die 220 Tage anzugeben, d.h. sollte ich genau "zählen" und meine Angabe anpassen? Gäbe es da Problem, wenn das FA von den Dienstreisen indirekt erfahren würde?

Frage 2:

Ich habe letztes Jahr mit einem Fernstudium begonnen und da sind natürlich ein Haufen Kosten angefallen (Gebühren, Fahrtkosten, Übernachtungen). Gebühren und Hotel sind ja dank Rechnung gut nachweisbar. Problematisch sind da eher die Fahrtkosten zu Präsenzveranstaltungen. Ich habe das nun so gelöst, dass ich je Semester den Präsenzplan der Steuererklärung beilege und dann auf diesem vermerke an welchen Tagen ich teilgenommen habe. Entsprechend addiere ich dann die Anzahl der Fahrten. Würde das dem Finanzamt so reichen oder sollte ich doch lieber detaillierter ein Schreiben beilegen, dass die Fahrten genau beschreibt? Und darf ich bei den Fahrtkosten jeden Km abrechnen, oder nur einfache Strecke?

Ich frage deswegen, weil es doch eine erhebliche Summe ist (>3000km gefahren) und diese sich bei mir deutlich in der Steuerlast auswirkt. Daher fürchte ich, dass das FA genauer hinschaut und einfach so mal Fahrten ablehnt und ich dann wieder Stress mit Einspruch usw. habe. Im Zweifel also lieber mehr Details?

Und wie könnte man Fahrten zu Lehrgruppen nachweisen? Brauche ich da die Unterschrift der anderen Teilnehmer? Und die dann entsprechend meine für ihre Steuererklärung?

Vielen Dank

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2 Minijobs, welche Folgen?

Hallo liebe Leute,

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