Wie stelle ich meine Reisekosten dem Kunden in Rechnung?
Hallo zusammen,
ich bin seit kurzer Zeit freiberuflich tätig und war nun die letzten zwei Wochen für einen Kunden in einer anderen Stadt gebucht. Hierfür möchte ich nun zusätzlich zu meinem vereinbarten Honorar, Reisekosten, Reisenebenkosten, Übernachtungskosten und eine Spesenpauschale in Rechnung stellen. Diese Reisekosten habe ich im Vorfeld durch einen Kostenvoranschlag mit dem Kunden abgestimmt und sie dann ausgelegt.
Nun zu meinen Fragen:
1. Liste ich die Reisekosten in meiner Honorar Abrechnung auf oder stelle ich eine separate Reisekostenabrechnung?
2. Erhebe ich auf die Reisekosten ebenfalls 19% MwSt. (aktuell 16%) oder lasse ich diese heraus, weil sie schon erhoben worden ist (Ticket DB, Hotel). Alternativ habe ich noch die Möglichkeit gesehen die MwSt. aus den Reisekosten heraus zu rechnen, um dann wieder auf die gesamte Rechnung die 16% MwSt. zu berechnen. Bei der Taxifahrt wären es dann ja aber z.B. nur 7% (aktuell 5%).
3. Sende ich dem Kunden meine Rechnungen (DB, Hotel, Taxi) als Anhang meiner digitalen Rechnung mit oder hebe ich diese nur selbst auf.
Vielen Dank schon mal für eure Hilfe und liebe Grüße!
3 Antworten
Hallo, am besten du machst zwei Rechnungen. Eine mit deinem Honorar zzgl. MwSt. Achte bitte darauf, falls möglich, deine Stunden in irgend einer Form nachweisen zu können, es sei denn ihr hattet eine Pauschale verhandelt.
Die Reisekosten berechnet du 1:1 in einer separaten Rechnung weiter, ohne erneut MwSt zu veranschlagen.
So ist die ganze Geschichte bei dir als auch beim Kunden sauber.
Viel Erfolg weiterhin.
Woher er das weiss: Berufserfahrung.
Hast Du auch Berufserfahrung?
:)))
Nein, ich würfele meine Antworten immer aus.
Mitunter genügt aber auch ein Blick in § 10 UStG, um zu erkennen, dass
ohne erneut MwSt zu veranschlagen.
nur schiefgehen, kann.
Hallo, jetzt hätte ich nochmal eine kurze Frage. Der Kunde wünscht sich die Rechnung nun tatsächlich getrennt von einander (Einmal Honorar, einmal Reisekosten). Gehe ich richtig vor wenn ich bei der Reisekosten Abrechnung die bereits beinhaltende Mehrwertsteuer raus rechne um die 16% dann am Ende der Rechnung wieder draufzuschlagen? Danke und liebe Grüße!
Richtig, du berechnest nur die Nettokosten weiter.
Mit 16% - egal, was da vorher drauf war.
Super, vielen Dank! Du hast mir wirklich sehr weiter geholfen :-)
Erst einmal muss die klar sein, dass diese Kosten DEINE Kosten sind, so wie auch die Büroklammern, das Kopierpapier, die anteilige Miete für dein Büro usw.
Und alles, was du von deinem Kunden erhältst, ist Honorar für deine Tätigkeit. Ihr habt per Vertrag ausgehandelt, worin deine Tätigkeit besteht. Zu reisen gehört genausowenig dazu wie Druckertinte besorgen.
Dass du deine Kosten "raushaben" willst ist völlig klar, und wenn der Auftragnehmer ein Honorar bezahlt, welches die Reisekosten zusätzlich abdeckt - umso besser.
Aber weil alles, was du bekommst, dein Honorar für den Auftrag ist, unterliegt der ganze Betrag selbstverständlich der Umsatzsteuer.
Dass du aus den Reisekosten gegebenenfalls selber Vorsteuer ziehen kannst, ergibt sich bereits aus Satz 1 meines Vortrags hier.
Es sind und bleiben zwei unterschiedliche Sachverhalte:
- Eigene Kosten mit eigenem Vorsteuerabzug
- Honorar mit Umsatzsteuer wie gehabt
Vielen Dank für deine schnelle Antwort.
Ich hatte vorab einen fixen Tagessatz vereinbart + eben die Kosten für die Reise in Rechnung zu stellen, außerdem einen täglichen Spesensatz welchen der Kunde zahlt. Aber ja, ich verstehe - trotzdem zwei verschiedene Dinge.
Nur um nochmal sicher zu gehen, dass ich dich richtig verstanden habe. Ich kann also alles zusammen in einer Rechnung auflisten und die 16,00% USt drauf rechnen. Sehr vereinfacht dargestellt ungefähr so:
Honorar € XXX
Reisekosten € XXX
Reisenebenkosten € XXX
Übernachtungskosten € XXX
Spesenpauschale € XXX
Summe Netto: € XXX
USt 16,00% € XXX
Rechnungsbetrag € XXX
Liebe Grüße!
Genau so.
Die Aufgliederung ist hier zum Verständnis der Rechnung sinnvoll, aber es bleibt dennoch Honorar.
Ich denke, Du trägst Deine Rechnungen (DB, Taxi,Hotel) in Deine EDV als Betriebsausgaben ein und ziehst somit die Vorsteuer. Ausserdem die Tage für den Verpflegungsmehraufwand dokumentieren.
Was der Kunde zahlt, ist ausnahmslos Deine Betriebseinnahme.
Du erstellst also eine Rechnung über alles in netto und schlägst dann insgesamt die 16% drauf.
Hast Du denn ein Buchhaltungsprogramm oder eine gute excel Tabelle?
Vielen Dank für deine schnelle und hilfreiche Antwort.
Habe bisher leider noch kein Buchhaltungsprogramm, sollte ich mir aber auf jeden Fall holen. Bisher waren meine Rechnung immer sehr unkompliziert und ohne Reisekosten.
Ich arbeite auch nur mit meiner einfachen, selbstgebastelten excel-Tabelle. Darin hab ich die Kategorien der EÜR, die ich brauche.
Da müsste man dann eben eine Spalte für Reise- und Reisenebenkosten einfügen und eine Spalte für Verpflegungsmehraufwand.
Verpflegungsaufwand ist Dir hoffentlich ein Begriff?
Aber nur bis zur nächsten Betriebsprüfung. Aber ist schon okay, der Prüfer freut sich sicherlich über das Mehrergebnis. Und so ganz arm wird der Fragesteller von der Nachzahlung ja auch nicht.