Müssen alle Rechnungen an einem Ort gespeichert werden?
Oder wäre es in Ordnung die die man digital erhalten hat digital zu speichern, Papierrechnungen abzuheften (nicht scannen) ?
Ich weiß dass man digitale Rechnungen definitiv digital speichern muss und nicht ausdruckt und das PDF löscht.
5 Antworten
Hallo Flunger,
habt Ihr ein Einzelunternehmen oder eine Kapitalgesellschaft?
Als Einzelunternehmen habt Ihr "einfache Buchhaltungspflicht" - da reicht es aus, alle Belege in einen Ordner oder alles in einen Ordner zu speichern. Es sollte sehr gut sortiert sein. Wir haben z.B. einen order pro Jahr und Unterorder pro Monat.
Du darfst die Papierrechnungen einscannen und digital speichern.
Du darfst aber auch digitale und Papier Rechnungen getrennt an 2 Orten aufbewahren.
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Kapitalgesellschaften haben doppelte Buchhaltungspflicht, da musst Du eh eine Buchhaltungssoftware benutzen wo Du jeden Beleg hoch lädst den Du buchen willst.
Letztlich geht es darum, dass ein Betriebsprüfer das Archivierungssystem schnell verstehen kann und die Belege prüfen können muss, ohne sie erst lange zu suchen. Dann sind es eben zwei Systeme.
Eine selbst eingescannte Papierrechnung hat ja denselben Wert wie eine ausgedruckte digitale Rechnung, ist nämlich veränderbar.
In diesem Artikel steht allerdings der kurze Satz, "das gilt ebenso für Papierrechnungen".
Du musst die Rechnungen lückenlos per fortlaufender Rechnungsnummer nachweisen können, PUNKT!
Ich speicher meine Rechnungen sicher nicht alle. Also entweder fehlen Infos oder du kannst es machen wie du willst.
Du musst das ORIGINAL der Rechnung aufheben - deshalb reicht bei einer elektronisch erhaltenen Rechnung eim Ausdruck nicht und umgekehrt bei einer auf Papier zugegangenen Rechnung ein Scan nicht.