Tool zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation gesucht?
Hallo,
ich bin selbständig im Bereich Softwareentwicklung. Mein Steuerberater hat mich nun darauf hingewiesen, dass ich für eine möglicherweise anstehende Betriebsprüfung durchs Finanzamt eine sogenannte Verfahrensdokumentation benötige. Ich habe dann mal recherchiert und tatsächlich, seit 2015 ist das wohl Pflicht. Und wenn man dann sowas nicht hat, kann hinzugeschätzt werden. Im Internet habe ich nur Musterverfahrensdokumentationen gefunden. Das sind Word Dokumente mit mehr als 40 Seite, Unmengen unverständlichen Erläuterungen und Text.
Gibt es nicht ein Onlinetool, das einen durch die relevanten Fragen führt? Ich selbst nichts gefunden.
2 Antworten
Das Thema Verfahrensdokumentation wird derzeit sehr stark unterschätzt. Kaum ein Unternehmen oder Freiberufler weiß daürber Bescheid, obwohl es tatsächlich für alle Pflicht ist. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geben seit Januar 2015 vor, wie mit elektronisch gespeicherten steuerrelevanten Daten, belegen und Dokumenten zu verfahren ist. Hinzu kommt, dass diese Geschäftsprozesse in einer Verfahrensdokumentation festgehalten werden müssen. Das Problem im Augenblick ist noch, dass viele Finanzämter noch keine Verfahrensdokumentation verlangen, da die Mitarbeiter noch nicht geschult sind. Doch es werden laufend mehr. Man sollte dieses Thema deshalb nicht auf die leichte Schulter nehmen. Vor allem bargeldintensive Betriebe sollten sich schleunigst mit diesem Thema beschäftigen. denn wenn der Betriebsprüfer inhaltliche Mängel feststellt so kann eine fehlende Verfahrensdokumentation dazu führen, dass das Finanzamt hinzuschätzt. Und das kann teuer werden.
Ein Onlinetool zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation gibt es übrigens hier:
https://www.dokutar.de
Wir nutzen es seit einigen Monaten in unserer Kanzlei für unsere Mandanten. Es ist aber auch geeignet, damit Freiberufler und Unternehmer ohne Vorkenntnisse selbst eine Verfahrensdokumentation erstellen.
Vielen Dank! Das ist genau das was ich gesucht habe. Der Service ist zwar kostenpflichtig, aber die Gebühren sind absolut akzeptabel. Ich habe mir das Tool auch schon angesehen. Man kann es nämlich eine Zeit lang kostenlos testen. Was ich bisher gesehen habe gefällt mir sehr gut.
Sorry, ich habe habe leider keine konkrete Antwort für dich. Aber als Gewerbetreibender interessiert mich das Thema natürlich. Ich habe selbst noch nie davon gehört, dass ich dem Finanzamt eine Verfahrensdokumentation vorlegen muss, geschweige denn, was eine Verfahrensdokumentation überhaupt ist. Und meine Steuerberaterin hat dieses Thema auch noch nie erwähnt. Bist du sicher, dass du da nicht einer Zeitungsente aufgesessen bist oder so?
Also, wenn du mal das Wort Verfahrensdokumentation bei Google eingibst, dann kommen da jede Menge Einträge. Man muss darin letztlich dokumentieren, wie man mit steuerlichen Belegen im Unternehmen umgeht. d.h. wo sie abgelegt und archiviert werden, wer dafür zuständig ist u.v.m. Ich finde die Aussagen eigentlich eindeutig. Was mir fehlt ist ein einfaches Onlinetool, was mir beim Ausfüllen hilft.