Tankquittungen GmbH-Lösung?
Hallo zusammen,
unsere Mitarbeiter bekommen fast täglich Bargeld für Tankungen der Baustellenfahrzeuge ausgezahlt. Wir geben zb. 100€ raus, bekommen dann nachträglich die Tankquittung. Das Problem ist nur das nicht immer für genau 100€ getankt wird. Ich muss aber sobald ich etwas aus der Barkasse rausgebe, dies in die Steuersoftware (in unserem Fall Lexoffice) buchen. Restgeld wieder zurück buchen wird kompliziert da wir manchmal mehrmals am Tag an mehrere Mitarbeiter geld auszahlen und die dann auch mal erst paar Tage später mit der Quittung reinkommen.
Außerdem muss ich dann immer ein Kassenausgabebeleg an den jeweiligen Mitarbeiter ausstellen.
Derzeit regeln wir das so, dass wir erst den Eintrag in die Barkasse machen wenn die Tankquittung reinkommt. Das heißt ich gebe 100€ raus, bekomme eine Tankquittung in Höhe von 90€ die ich dann in die Kasse mit dem jeweiligen Datum auf der Quittung buche. Die übrigen 10€ bekomme ich zurück und lege diese einfach wieder in die Barkasse. Das ist so aber denke ich falsch.
Habt Ihr da eine Lösung die einfacher ist? und die auch Buchhalterisch und Steuertechnisch in Ordnung ist?
3 Antworten
Da eine GmbH vorliegt, unterliegst Du der Pflicht ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen - die Vorschriften sind erst vor kurzem verschärft worden.
Die Einnahmen und Ausgaben sind zeitnah zu erfassen - möglichst täglich.
Zusätzlich ist eine GmbH buchführungspflichtig - daher gibt es Forderungen und Verbindlichkeiten.
Hierbei ist die Kassenführung und die Buchung des Aufwandes getrennt zu betrachten.
Buchungen
Beispiel: 01.08. Auszahlung 100 € an MA X - 10.08. Tankquittung 90 € - 10 € gibt der MA X wieder zurück
01.08. Forderung (gegen MA X) an Kasse 100 €
10.08. Tanken + VSt an Forderung MA X = 75,63 € + 14,37 VSt € (Buchung anhand der Quittung)
10.08. Kasse an Forderung MA X 10 €
Im Kassenbuch sieht das dann so aus:
01.08. Ausgabe 100 € - Text: "an MA X für Tanken"
10.08. Einnahme 10 € - Text: "von MA X Restgeld Tanken"
- Wenn Du erst den Kassenbucheintrag machst, wenn die Quittung eingereicht wird, entspricht das nicht den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Kassenführung.
Zudem gäbe es am Jahresende das Problem, daß ein MA 100 € im alten Jahr erhalten hat aber erst im neuen Jahr abrechnet - hier wäre am 31.12. nämlich eine Forderung zu bilanzieren.
Ich muss aber sobald ich etwas aus der Barkasse rausgebe, dies in die Steuersoftware (in unserem Fall Lexoffice) buchen
Du mußt also ein weiteres Konto "Forderungen" verwenden - dagegen wird dann auch der Aufwand gebucht (d. h. die Buchung des Tankens wird nicht auf Grundlage des Kassenbuches sondern aufgrund der Quittung gebucht).
Es müssen immer zwei Quittungen an den MA erstellt werden (bei Auszahlung und bei Einzahlung Restgeld) - das läßt sich im Grunde nicht vermeiden...
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Man könnte den Aufwand erheblich reduzieren, indem man den MA z. B. für mehrere Wochen/Monate Geld auszahlt, die dann insgesamt nach einem festgelegten Zeitpunkt abgerechnet werden sollen (oder wenn er alles vertankt hat).
Dann richtest Du für jeden MA ein Forderungskonto ein - das Restgeld verbleibt dann zur weiteren Tank-Verwendung beim MA und neue Beträge werden ausgezahlt - dann hast Du keine weiteren laufenden Einnahmen des Restgeldes.
Warum besorgt ihr euch nicht Tankkarten? Dann bekommt ihr eine monatliche Abrechnung und du musst kein Bargeld rausgeben.
Ach so: Man hat auch privat getankt.
Ich mache es genauso wie du. Ich nehme mir 100 €, kaufe was und schreibe nur den tatsächlich gezahlten Betrag rein.🤷♀️
Privat und für Freunde. Um die 20.000€. Wie das geklappt haben soll? Keine Ahnung. (:
Die Abrechnungen wurden in eurem Büro nicht monatlich kontrolliert. Es ist wahrscheinlich erst dem Steuerberater oder aus Zufall, weil man jemanden erwischt hat am Jahresende aufgefallen.
Bei bestimmten Summen vllt. nicht so schlimm. Das Problem ist halt, sobald eine Prüfung kommt, muss die Kasse 100% stimmen. Das heisst also, in der Sekunde wo aus der Kasse etwas rausgeht, muss es gebucht werden.
100 € Ausgabe.
Bringt er die Rechnung, schreibst du 100 € als Einnahme und den tatsächlich gezahlten Betrag als Ausgabe.
Möglichkeiten und die Probleme:
1.Möglichkeit
Mitarbeiter kommt. Wir zahlen 100€ aus.
Mitarbeiter bringt Quittung 90€
Ich trage erst jetzt in die Barkasse Minus 90€ als Tankkosten ein mit dem Datum auf der Quittung, und hefte im Laufe des Monats die weiteren Quittungen nach dem selben Muster Chronologisch nach Datum ab. und gebe es so dem Steuerberater.
Problem: Firma ist in NRW, Mitarbeiter tankt in Hamburg am 19.08.2021, die Kassenausgabe ist auch der 19.08.2021. Passt irgendwie nicht. Es ist hier auch offensichtlich das, das Geld bereits vorher ausgezahlt worden ist.
2.Möglichkeit
Selbes System wie oben. Ich stelle aber einen Kassenausgabebeleg nach Eingang der Quittung auf den jeweiligen Mitarbeiter aus.
Problem: Das sieht dann so aus, als wäre er in Vorkasse gegangen, und ich hätte Ihn dann das Geld aus unserer Barkasse zurückgezahlt.
2. Problem die Mitarbeiter kommen auch mal wenn die Buchhaltung nicht mehr da ist, sondern nur der Einsatzleiter. Das heißt ich kann den Kassenausgabebeleg nicht sofort von Ihm unterschreiben lassen.
Ich weiß echt nicht wie ich damit korrekt umgehen soll.
Wieso machst du es nicht wie ich es geschrieben habe?
Am 15. August 100 € Ausgabe. Am 21. August 100 € Einnahme und 90 € Ausgabe für's Tanken.
Verstehe nicht ganz.
Ausgabe 100€, für?
Was schreibe ich auf den Kassenausgabebeleg?
Einnahme 100€, von wo/wem?
100 € kriegt der Fahrer in bar = Ausgabe (verbucht man als Durchlauf)
Damit der Durchlauf wieder aufgehoben wird, auf die Einnahme-Seite 100 € schreiben, damit es ausgeglichen ist. (Erst, wenn du die Rechnung gekriegt hast)
Der Durchlauf wird kostenneutral verbucht.
Erst der tatsächliche Betrag i. H. von 90 € wird als Kosten gebucht.
Auf dem Durchlauf-Konto siehst du dann, wer seine Quittung noch nicht gebracht hat. (Weil es nicht auf 0 ist.)
Es gibt dafür ja Tankkarten, damit kann der Angestellte Bargeldlos tanken, von der Firma wird es dann abgezogen. Ihr arbeitet ja wie im Mittelalter.
Weil unser Chef "Schlechte Erfahrung" mit Tankkarten gemacht haben soll. Das war auch mein Vorschlag gewesen. Möchte er aber leider nicht.