Party veranstalten / Was beachten?

2 Antworten

Guten Morgen eHessen, ich möchte gern auf Deine Frage eingehen und sie versuchen weitestgehend zu beantworten... 1. Raummiete : Was ist das für ein Raum ? Wie liegt er ? Ist er eher Abseits oder mitten im Geschehen ? Kann man diesen Raum nur mit Auto erreichen oder auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln ? Eine Party für bis zu 600 Personen oder mehr zu veranstalten ist schon ein gewagtes Grossunternehmen, und wenn man nicht so viel Ahnung hat, muss man echt aufpassen das man sich dabei nicht verplant. Also die erste Frage : Ist die Location gut zu erreichen ? Ist die Location bekannt, ist die notwenidge Technik vorhanden für eine Party dieser Grössenordnung ?? 2. DJ : Ich weiss ja nicht in welche Musikrichtung Ihr die Party auslegen wollt, aber eine Nischenparty (wie z.B. Goa, Hardcoretechno, etc) würde ich in einem kleineren Raum machen. Also eher eine Mainstreamparty in der Grössenordnung veranstalten, wobei hier auch bedacht werden muss: Ist an diesem Wochenende keine andere Party aus der Richtung in der Nähe ? Einen guten DJ sollte man nicht unbedingt aus dem Freundeskreis holen, alleine aus dem Grund weil er ggfls keinen Namen hat !!! Wenn ich ein Flyer sehe, und nur unbekannte Namen, überlege ich mir 2 mal ob ich die Party besuche. Also benötigt Ihr einen Headliner...dieser wird natürlich nicht umsonst auflegen. Einen Headliner für 2 Stunden zu buchen bedeutet Kosten von 500-1000 Euro. Dafür habt Ihr auf jedenfall schonmal ein Publikumsmagnet. Definitiv würde ich daher mehrere DJ´s buchen, auch gerne Newcomer die Ihr wirklich vorher hören solltet. Personal solltet Ihr auch genug haben, Läufer die die leeren Flaschen oder Gläser einsammeln, und bei 600 Gästen sollte das mindestens 3 machen, zudem benötigt Ihr mindestens 2 Bars, mit mindestens 2-3 Bedienungen, damit die Leute auch nicht zu lange auf Ihre Getränke warten müssen. 2 Bars sind eigentlich zu wenig, eher 3 !! Security solltet Ihr auch genug haben, da reichen keine 2 Leute an der Tür, sondern auch im Laden muss geschaut werden. Mindestens 5-6 Security-Mitarbeiter sollten schon vorhanden sein. Umgehen der GEMA solltet Ihr auf keinen Fall, dann ist es keine öffentliche Party mehr, und Ihr dürftet öffentlich auch keine Werbung machen. Zudem wird die GEMA berechnet an der Grösse der Location und dem Eintrittspreis, dies bedeutet bei 600 qm sowie 5 Euro Eintritt kosten von Gut 300 Euro. Das sollte Euch die Party aber auch Wert sein. Vergleicht die Preise für die Getränke, sucht Euch einen grossen Partner. Ich habe damals meine erste Party mit 2 Sponsoren durchgeführt, ich hatte RedBull sowie Becks angeschrieben die dann Getränke geliefert haben, teils umsonst, ansonsten stark vergünstigt...RedBull z.B. hat die ABIPARTY gesponsort, mit Bannern, Getränken sowie 2-3 Ständen. Becks hatte dies auch gemacht, somit waren die leichten Getränke für mich als Veranstalter fast umsonst. Andere Sorten von Bier brauchte ich nicht anzubieten. Bei den Sponsoren müsst Ihr überzeugen, bei mir ging das durch die ABI-Party (ist aber auch schon 20 Jahre her), die Sponsoren konnten sozusagen Werbung machen bei der jungen Zielgruppe. Ansonsten sucht Euch mehrere Getränkelieferanten raus die Euch Angebote erstellen. Ihr benötigt defintiv eine Konzession, sollte der Laden nicht für Partys ausgelegt sein, muss auch erstmal geprüft werden ob dieser für sowas zugelassen ist, besonders wegen Fluchtwegen, Brandschutz etc. Darf da überhaupt geraucht werden ?

SOLLTET Ihr wirklich noch keine Party veranstaltet haben, ein Guter Tip :

Besorgt Euch eine Location wo wieso ständig Party´s steigen, macht diese Party in kleinerem Rahmen. Lasst die Getränke bei Eurer ersten Party über die Location laufen, die wissen was los sein kann und haben grundsätzlich auch genug Know-How was die Menge der zu besorgenden Getränke angeht. Ihr verdient dann zwar nur am Eintrittspreis, aber bevor Ihr Euch in eine Grössenordnung hinein wagt, bei der Ihr das Problem haben könnt ganz viel Miese zu machen....würde ich dies erstmal kleiner machen. Kosten : Location für 600 Leute = ca. 500 - 1000 Euro DJ´s = Headliner ca 500-1000 Euro, andere DJ´s ca. 70-140 Euro/Std. nehmt KEINE DJ´s die umsonst auflegen, es gibt ein Grund warum sie umsonst auflegen. (Ich bin selbst auch als DJ unterwegs und nehme 70 Euro/Std. wobei ich nicht wirklich bekannt bin über die Grenzen von HH hinaus) Personal = 8 Euro/Std. solltet Ihr für Läufer und Barpersonal schon zahlen. Security = Mindestens 15 Euro/Std. und darauf achten das die Security auch dafür geeignet ist § 34a Schein ;-), keine Freunde an die
Tür stellen. Weiter im Kommentar ..............

GEMA hatte ich oben schon angegeben, diese wird am Eintrittspreis und an der Grösse des Ladens fest gemacht, über Google findest Du eine Liste für Berechnungen, alternativ bei der GEMA anfragen. Versicherung, Brandschutz, TÜV etc...auf jedenfall beachten.....Versucht wie gesagt einen oder mehrere Sponsoren zu organisieren....hier muss aber auch ein Nutzen für die Sponsoren zu erkennen sein, der ist bei einer ganz normalen Party nicht gegeben. Es sollte schon was besonderes sein. Und gaaaaaaaanz wichtig, Ihr geht grösstenteils erstmal in Vorkasse und müsst dann darauf hoffen das die Party ein Erfolg wird. Auch wenn es sich so einfach anhört die Getränke auf Kommission zu kaufen...auch hier wird keiner Euch erstmal 100 Kisten Bier hinstellen und harten Alkohol liefern. Gutes Gelingen :))

  • Veranstalter-Haftpflichtversicherung
  • Künstlersozialkasse
  • GEMA (warum solltet Ihr die umgehen? Habt Ihr was gegen die Urheber Eurer Musik? Die ist doch Grundlage Eurer Veranstaltung!)
  • Security
  • Schanklizenz
  • PA-Firma
  • TÜV-gerechte Lichtinstallation

Was die Räumlichkeiten anbelangt, so gehe ich davon aus, dass dies Veranstaltungsräume sind, mit entsprechendem Ausbau von Fluchtwegen, Stromnetz etc.

Zur Werbung: ich weiß ja nicht, ob es sich um eine Großstadt oder flaches Land handelt. In Berlin z.B. müsste man überschlägig mit der Werbung rund 600000 Leute werblich erreichen, um eine Veranstaltung mit 600 Gästen zu befüllen. Dementsprechend muss die Werbung ausgelegt werden, z.B. durch Medienpartner, Flyerdienste und Plakatierung. Es gibt Erfahrungs- und Messwerte zur Reichweite und Zahl von Views z.B. von Plakatwerbung. In manchen Spezialszenen genügt auch eine geringere Reichweite, dann hat man aber mehr Aufwand bei der Fokussierung der Werbung.

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