Müssen Eingangsrechnungen kopiert und doppelt archiviert werden?
Hallo liebe Buchalter+innen,
wie sieht das aus mit Eingangssrechnungen (Lieferantenrechnungen) reicht es diese im Original auszubewahren oder muss ich als Rechnungsempfänger noch eine weitere Kopie dieser erstellen und aufbewahren? Sprich ich habe in meinem Archiv jede Eingangsrechnung doppelt.
Die Ausbildung ist schon ein paar Jahre her und als Vertriebler ist es nicht wirklich mein Gebiet. Aber mir geht der Papierberg hier mehr als gegen den Strich bei uns wirds nämlich doppelt archiviert. Jede Rechnung z.T. 40 Seiten und mehr wird im Original erfasst, verbucht und archiviert und zusätzlich noch einmal kopiert und gesondert archiviert. Aus meine freundliche Nachfrage ob das Not täte wurde mir gesagt; haben wir immer so gemacht die Buchhaltung will das...
Vielleicht kann hier wer Klarheit schaffen? Danke!
4 Antworten
Hallo Forrex,
ich bin derzeit Auszubildender Ende des 3. Lehrjahres als Industriekaufmann und in der Buchhaltung tätig.
Eine doppelte Rechnungsarchivierung ist nicht verpflichtend.
Wir scannen die Originalrechnungen ein und archivieren diese in einem gesonderten Programm. Die Originalrechnung legen wir in einem Ordner ab, das ist aber nicht mehr vorgeschrieben. Im Grunde reicht die digitale Archivierung aus.
Beste Grüße!
Rechnungen kannst du auch als solches fälschen. Da gibt es genügend Methoden diese zu überprüfe. Auch im digitalen Bereich lassen sich Fälschungen schnell herausstellen. Papierrechnungen können auch verloren gehen, das sind keine Argumente.
Digitale Daten sind um ein vielfaches sicherer, da diese i. d. R. auf einem Server und einer Cloud gespeichert werden.
Auch im digitalen Bereich lassen sich Fälschungen schnell herausstellen.
Nein. Da kommt es entscheidend darauf an, wie die digitale Kopie archiviert wurde.
Danke für die Antwort. Im Sinne der Umwelt werde ich mich für dieses Vorgehen einsetzen.
Wir scannen die Originalrechnungen ein und archivieren diese in einem gesonderten Programm.
Das Entscheidende ist, dass es sich um ein Programm handeln muss, welches revisionssicher archiviert. Ansonsten ist die digitale Kopie nämlich wertlos.
Das stimmt. Unveränderbar.
Frag doch mal nett an ob man wenns den gewünscht ist nicht einfach digitalisieren kann ? Der Fortschritt wirds eh mit sich bringen auch für die Buchhaltung :)
Wir haben noch nie eingangsrechnungen vervielfältigt... kann aber je anch arbeitsweise Vorteile mit sich bringen. (1. Rechnung in Rechnungsordner, kopie in Bankordenr oder was auch immer)
Es macht Sinn, da sonst Datenverlust droht werden die Belege usw gescannt und gespeichert.
Man kann dies tun, muss es aber nicht tun.Ich habe noch nie irgendwelche Sicherheitskopien aufbewahrt, eine saubere Ablage mit den Originalbelegen reicht vollkommen aus. Man kann alles mehr oder weniger aufblähen, wenn der Chef solche Auswüchse bezahlt...
was, wenn das Gescannte verloren geht ? Beim Original sieht man auch viel mehr. Fotokopien usw. könnten alle gefälscht sein.