Gibt es ein Gesetz zur Aufbewahrung privater Dokumente im Original?
Welche privaten Unterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?
Ich arbeite in einem Betreuungsverein, wir übernehmen die gesetztlich angeordnete Betreuung für Klienten. Jetzt steht die Überlegung an, die Ablage zu ändern auf möglichst papierarm - also möglichst alle Unterlagen einzuscannen. Ich befürchte allerdings, dass diese nicht bei allen Dokumenten passieren darf, z.B. bei Rentenbescheiden, richterlichen Beschlüssen, Gehaltsunterlagen, ärztliche Berichte etc. Es könnte Behörden geben, die nur Originale akzeptieren bzw. können ja auch eingescannte Unterlagen verloren gehen....
Gibt es ein Gesetz, welche privaten Dokumente man auf jeden Fall im Original aufheben muss ??
Es geht jetzt nicht um Aufbewahrungsfristen und nicht um Dokumentenaufbewahrung für Gewerbe, da gibt es die Buchführungsgesetze, die man leicht googlen kann....
5 Antworten
Auf jeden Fall Personalsausweis/Reisepass ( sind ja eh Eigentum der Bundesrepublik !)
Richterliche Beschlüsse sind im Original besser. Man mag zwar über Aktenzeichen nochmal was anfordern können, aber es schadet sicher nicht, es im Original zu haben. Genauso beim Rentenbescheid.
Müssen muss man wenig; es ist nur besser, wenn man Originale hat.
Erst wer einmal die Frage zu klären, was ist heute ein Original? Wenn man alles sauber einscannt sieht man den Unterschied sowieso nicht, da ja oft die Unterlagen maschinell erstellt werden und keine Unterschrift besitzen oder die Unterschrift wurde reinkopiert. Ich würde die Unterlagen die auf speziellen Papier gefertigt werden (wie z.B. polizeiliches Führungszeugnis in Deutschland) oder ein notarielle Beglaubigung (Stempelfarbe) besitzen im Original aufheben. Ein Gesetzt, ob das Dokument im "Original" oder eingescannt vorliegen muss, gibt es im privaten aber auch im geschäftlichen Bereich nicht direkt. Heutzutage gibt es eine Unmenge Programme der Dokumentenverwaltung. Das eigentliche Problem ist dabei die Strukturierung der Ablage.
In diesem Schülerttreff hier wirst Du keine rechtsverbindliche Auskunft erhalten können (Ich vermute, daß die Senioren, um die Ihr Euch kümmert, möglicherweise debil sind, aber nicht debil genug für Minekraft und den hier bei gutefrage ständig wiedergekauten Spieleschrott und Fragen nach geeigneten PC-Konfigurationen für Kinder-Spiele).
Wenn Euer Verein noch keinen Rechtsbeistand hat, mach Dich stark dafür, daß schnellstens einer bestellt wird.
Die üblichen Aufbewahrungsfristen, die für unternehmerische Buchhaltung gelten (10 Jahre im allgemeinen), nützen Euch nicht viel. Wenn da jemand z.B. einen Rentenanspruch aus dem Jahr 1949 hat und den nicht durchsetzen kann, helfen nur gefinkelte Rechtsanwälte vom Fach!
Bitte nimm die "debilen Alten" bitte nur als Beispiel für die Vielzahl von abhängigen Hilfsbedürftigen. Mir fielen halt die Senioren auf die Schnelle als erste Gruppe ein.
Wenn Ihr Richter "anmorsen" könnt, ist das schon mal ein guter Ansatz. Immerhin ist ein Richter ein Volljurist.
Ihr seid aber in jedem Falle gut beraten, Dokumente aller Art trotz Scannens bis auf weiteres aufzubewahren. - Ad hoc fallen mir da "geklebte Rentenmarken" ein - die bis in die 60er Jahre übliche Methode, RV-Beiträge über den Kauf von Beitragsmarken zu entrichten.
nur Originale und berglaubigte Kopien sind anerkannt
Notar fragen
Wahrscheinlich hast Du Recht, dass man da am besten einen Anwalt mal fragt bzw. unsere Betreuer haben ja auch mit Richtern zu tun, da kann man bestimmt auch mal solche Fragen stellen. Ich bin noch neu in dieser Abteilung, aber die Kolleginnen sind schon Feuer und Flamme für das "papierlose Büro". So wollte ich mich ein bisschen schlau machen, denn ganz so euphorisch bin ich da nicht.... Ich wäre sehr vorsichtig, einen Rentenbescheid in den Schredder zu stecken...
Recht hast Du auch vielleicht damit, dass sich hier eher "Spiele-Kids" rumtummeln... :-)
Nicht Recht hast Du mit den "debilen Alten". Wir bekommen immer mehr junge Leute, die z.B. psychisch krank sind, drogenabhängig, verschuldet.... oder aus anderen Gründen ihr Leben nicht auf die Reihe kriegen...
Auf jeden Fall vielen Dank für Deine Antwort :-)