Buchhaltung - Vorschuss korrigieren?
Hallo,
ich habe im Oktober 2018 einen Vorschuss ausgegeben (aus der Kasse), der Vorschuss wurde durch den Kollegen nicht zurück gerechnet, so hat die Buchhaltung aber eine Ausgabe gebucht (obwohl keine belege eingereicht wurden und das Geld nicht zurück gegeben wurde)im gleichen Wert.
Im Januar 19 habe ich den gleichen Vorschussbeleg wieder in meine Kasse genommen (dieses mal nicht ausgegeben). Im April 19 hat der Kollege nun seine Belege über den ausgestellten Vorschuss eingereicht und ich dementsprechend einen korrekten Ausgabebeleg angelegt.
Die Buchhaltung erwartet nun von mir, dass ich einen Einnahmebeleg erstelle so als hätte der Kollege mir das Geld wiedergegeben.
Der Vorschuss (tatsächlich ausgezahlt) in 18 wurde mit dem Ausgabebeleg 18 (ohne Belege oder Geld zurück) erledigt.
Der Vorschuss (nicht ausgezahlt) 19 wurde mit den Belegen 19 (tatsächlich erhalten) korrigiert.
Wenn ich nun einen Einnahmebeleg erstelle, bin ich um diese Summe in der Kasse im Minus.
Was soll ich tun, wie ist es richtig?
3 Antworten
Die Löschung des Vorschusses ist die Einnahme!!!
Die Buchung zur Löschung Heißt: Kasse an Vorschuss
Die Kasse nimmt zu und der Vorschuss nimmt ab (wird gelöscht).
ja, da ist ein Denkfehler....!
Durch die Löschung des Vorschusses (wie du es beschreibst) entsteht indirekt eine Mehrung der Kasse. Durch das Hereinnehmen der tatsächlichen Ausgabenbelege entsteht wieder eine Minderung. - Ich frage mich nur, ob die Belege des Lehrers exakt auf den Betrag des Vorschusses passen?
du hast richtig gebucht:
Vorschuss an Kasse
Das Konto Vorschuss ist eine Forderung gegenüber Dritte (Lehrer). Der Vorschuss(Forderung) wird nicht über GV gebucht sondern ist ein aktives Bestandskonto. Wenn nun der Lehrer mit den richtigen Belegen kommt, dann buchst du den Vorschuss "zurück": Kasse an Vorschuss
Die Forderung hebt sich dann auf und die Kasse hat jetzt in der Theorie mehr Geld. Dann buchst du die Aufwandsbelege ein und die Kasse wird wieder weniger. Wenn die Summe der Belege kleiner ist als der Vorschuss, dann muss der Lehrer dir die Differenz in bar aushändigen. Ist die Summe der Belege größer als der Vorschuss, dann ist dem Lehrer die Differenz auszuzahlen.
Wenn du jetzt einen Kassensturz machst, stimmt Kasse mit Kassenbuch überein.
Ich danke dir für deine ausführliche Antwort. Nun zum eigentlichen Problem, wieso erwartet die Buchhaltung von mir nun neben dem löschen des Vorschuss, dem buchen der korrekten Belege auch noch das ich eine Einnahme im Gegenwert vom ursprünglichen Vorschuss?
Also mein im Eingang beschriebenes Problem?
Wenn du dir das nochmal angucken kannst, wäre das super, wenn ich den Sachverhalt nochmal anders beschreiben soll mache ich das gerne, ich habe noch 7 Tage den wünschen der Buchhaltung nachzukommen.
Reden wir hier von Lohnvorschuss? Wieso bekommt der Kollege einen weiteren Vorschuss, wenn der Erste nicht mal abgezahlt oder getilgt wurde?
Wieso hast Du ein und den selben Beleg für 2018 und 2019 benutzt?
Wenn ich nun einen Einnahmebeleg erstelle, bin ich um diese Summe in der Kasse im Minus.
Eine Einnahme kann niemals den Bestand der Kasse dezimieren.
Generell bucht man Vorschüsse "Forderungen gegenüber Personal" an "Kasse" oder "Bank". Bei der Tildung halt umgekehrt. Wenn keine Tilgung erfolgt wird nichts gebucht, es sei denn man verzichtet auf das Geld und das wäre ziemlich blöd in meinen Augen.
Der Kollege ließ sich einen Vorschuss geben, da er mit seinen Schülern eine Klassenfahrt machte. Er konnte diesen aber nicht mehr in 2018 zurück rechnen, daher hat die Buchhaltung (so getan) als ob er ihn zurück gegeben/abgerechnet hat.
Für mich galt er nach wie vor nicht als abgerechnet, daher habe ich den Vorschuss in 2019 wieder aufgenommen und erst als zurück gerechnet eingetragen als er ihn per Belege abgerechnet hat. Sobald ein Ausgabebeleg erstellt ist, wird der dazugehörige Vorschuss(beleg) zerrissen.
Die Auszahlung eines Vorschusses mindert vorrübergehend meinen Kassenbestand, kommt der Kollege udn rechnet ab wird ein Ausgabebeleg erstellt (mindert ebenfalls meinen Kassenbestand im Protokoll) hier ist es aber so, dass der Vorschussbeleg gelöscht wird.
Nun verstehe ich die Sache aber ich verstehe nicht was die Buchhaltung da gemacht hat. Es ist doch völlig falsch einen nicht zurück gezahlten Vorschuss so zu behandeln als wäre er gar nicht entstanden... Die Buchhaltung soll Dir bitte mal erklären warum sie das so gemacht hat, das würde mich interessieren zumal Du da einen Ausgabebeleg zu hast aber keinen Einnahmebeleg für 2018, der kommt ja erst 2019.
In meinen Augen hat die Buchhaltung da Mist gebaut und sollte diesen bereinigen in 2018. Das wie soll nicht Dein Problem sein.
Ein Grundsatz der Buchhaltung lautet ja bekanntlich "keine Buchung OHNE Beleg". Ein Einzahlbeleg in 2018 über die Rückzahlung des Vorschusses gibt es nicht.
Das Problem ist jetzt, dass die buchhaltung von mir verlangt, dass ich jetzt einen Einnahmebeleg erstelle über die im Vorschuss bezifferte Summe, wenn ich dies tue erhöht sich mein eigentlicher Kassenbestand um die Summe, ohne das ich wirklich Geld in der Kasse einnehme (keine kleine Summe) nun suche ich meinen Fehler. Daher ist die Frage wie müsste es richtig eingetragen werden.
Wenn die Buchhaltung recht hat, fehlt mir anscheinend Geld in der Kasse und ich wüsste nicht warum.
Daher will ich mich vorab absichern.
Wie gesagt, liegt der Fehler hier bei der Buchhaltung und kann nicht von Dir verlangen das Du das irgendwie gerade biegst. Fakt ist doch, dass in 2018 keine Rückzahlung erfolgte und entsprechend kein Beleg darüber existiert, also warum haben die den Vorschuss zurück gebucht?
Ich weiß nicht wo Du Deine Buchhaltung machen lässt aber ich würde sofort mal den Chef / Vorgesetzten fragen was da nun passiert ist.
Sie meinte weil ich sonst mit einem Kassenminus von 2.000 € ins neue Jahr gegangen wäre und das wäre über den jahreswechsel nicht möglich gewesen.
Da kommt doch langsam Licht ins Dunkle, eine Kasse kann niemals weniger als Null haben. Da hättest Du vielleicht Geld von der Bank holen müssen oder die Kasse anderweitig ausgleichen sollen.
Du schreibst
Eine Einnahme kann niemals den Bestand der Kasse dezimieren.
Sie meint jedoch, dass dann zwar ein Einzzahlungsbeleg vorliegen würde, aber keine Einzahlung stattfand - so dass sich zwischen Soll und Ist eine Minusdifferenz Berge würde.
Es stellt sich zudem weniger die Frage, weshalb der Arbeitnehmer einen weiteren Vorschuss erhielt, obwohl er den ersten noch nicht zurück zählte, sondern vielmehr, weshalb er nicht bereits den ersten Vorschuss gleich vom Lohn des Folgemonats wieder abgezogen bekam - wie es eigentlich üblich ist.
Es handelte sich nicht um einen Lohnvorschuss sondenr ein VOrschuss sodass er mti seinen Schülern eine Klassenfahrt machen konnte.
lediglich den Vorschus sin 2018 hab ich ausgezahlt, den in 2019 hab ich nur in den Büchern eingetragen, weil der Vorschuss aus 18 für mich nicht zurück gezahlt wurde.
Hier fehlen trotzdem konkrete Angaben.
War das ein Lehrer/Betreuer? Dann müssten dem Vorschuss ja Ausgaben in Form von Belegen entgegen stehen.
Wenn nicht, müsste Demjenigen eine Rechnung gestellt werden.
Möchtet Ihr das nicht, hilft wohl nur, aus den “Forderungen aus Vorschuss“ eine so genannte “zweifelhafte Forderung“ zu machen.
Denn bei Auszahlung des Vorschusses buchtest Du ja sicher korrekterweise:
Forderungen aus Vorschuss an Kasse
Genau, es geht darum, dass es ein Lehrer (Mitarbeiter) ist.
Die belege wurden erst dieses Jahr April eingereicht.
ich Buche nicht, ich erstelle nur die belege - Vorschuss, Einnahmen, Ausgaben kümmer mich um alle unterschriften, zahle das geld aus. Die Buchung anhand der Belege übernimmt dann die Buchhaltung.
Ich bin lediglich verantwortlich für die Kasse
Nun, da liegt Deine Buchhaltung falsch. Es ist im HGB festgelegt, dass die Kasse täglich abgeschlossen werden muss, und es ist ebenfalls festgelegt “keine Buchung ohne Beleg“.
Klar kannst Du theoretisch einen Eigenbeleg ausstellen, das ist legitim.
Aber:
Da Du Deine Kasse täglich abschließen musst, sprich: den gebuchten Bestand mit dem tatsächlichen (gezählten) Bestand vergleichen musst, geht das nicht.
Da würdest Du ja, vom Zeitpunkt des Eigenbeleges bis zur Einreichung der tatsächlichen Belege durch den Kollegen, über Monate eine Minusdifferenz in der Kasse mitschleppen.
Ein NoGo!
Und deswegen stellen wir Vorschussbelege aus.
Beispiel:
ich hole 2.000 € von der Bank
Kasse an Bank
jetzt zahle ich 1.000 € per Vorschuss aus
Vorschuss an Kasse
= Kassenbestand von 1.000€
Das ich die Kasse täglich zählen muss, wenn bewgung war, weiß ich, leide rist mir das zeitlich nie bis kaum möglich.
im neuen Jahr die der Vorschuss aufzulösen: Kasse an Vorschuss!
Kannst du mir das bitte etwas genauer erklären?
Bei uns ist das so, dass der Vorschuss mit dem erstellen eines Ausgabebelegs (als der Lehrer mir die Belege gab) gelöscht wird.
Vorschuss =Kasse wird weniger
Ausgebebeleg = Kasse wird weniger
Einnahmebeleg = Kasse wird mehr.
Kasse ist aber nicht mehr geworden, ich sehe es als falsch an, dass ich jetzt nach dem der Sachverhalt abgeschlossen ist eine Einnahme (als Gegenbuchung machen soll.
Gerade auch wegen 2018 liegt da irgendwo mein Denkfehler?