Wie Rechnungen abheften?
Rechnungen werden ja normalerweise der Aktualität nach abgeheftet, sprich neuste zu erst und ältere nach unten.
Nun ist es so, das ich die Rechnungen mit Trennstreifen unterteilen möchte, jeweils im 3 Monate block.
Welche von beiden Beschriftungen ist sinnvoller?
1-3 4-6 7-9 10-12
oder
3-1 6-4 9-7 12-10
4 Antworten
Die erste Variante. Das andere verwirrt nur. und dass dann unter Trennblättern der Variante 1 chronologisch rücklaufend abgeheftet wird, sieht man ja gleich, wenn man es aufschlägt.
die erste Variante
Es gibt zwei grundsätzliche Einteilungen beim Abheften. Kaufmännisch oder Behördenheftung. In Ämtern hatte man immer mehr Zeit für Ablage und Aktenstudium, so die böswillige Lesart.
Kaufmännisch geführte Akten haben unten den ersten Beleg und oben drauf den aktuellen. Das schont auch die Belege. Muss nämlich bei der umgekehrten Reihenfolge in einem Ordner erst alles umgeblättert werden um den aktuellen Vorgang zu sehen, liegt der gleich oben drauf. Je älter der Vorgang, desto seltener wird er in der Regel gebraucht.
Zur Beschriftung der Trennblätter. Quartale werden üblicher Weise nicht mit arabischen, sondern römischen Ziffern geschrieben und das Jahr wird auch notiert. Also I/15, II/15, III/15 und IV/15.
Ich hätte es nicht besser formulieren können
Antwort von einem Fachmann und Praktiker.
Ersteres, da es leserlicher erscheint.