Wie beschleunige ich meine Buchhaltung/Belegzuordnung in Datev Unternehmen Online?
Hallo liebe GF.NET gemeinde,
wir machen unsere Buchführung im Unternehmen mittels Datev Unternehmen Online. Eigentlich ganz einfach und sinnig, in der Kategorie Bank werden an die Zahlungen vom Konto die richtigen Belege zugeordnet und im Kassenbuch werden eingescannte Belege "Beschriftet" also Zweck und Betrag digitalisiert.
Die Frage die ich jetzt habe ist, wie kann ich meine reellen Papierstapel so vorsortieren oder die digitale Tabelle sortieren, das dies hier schneller von statten geht. Wir haben so ca 120-160 Belege im Monat die zugeordnet werden müssen.
Sollte man die Tabelle einfach auf machen und den Stapel in die richtige Reihenfolge sortieren oder eher aber Lieferant zu Lieferant. Eigentlich soll das Unternehmen Online mittels OCR viele sachen selber finden, dies ist leider nicht der fall.
Wie machen das die "Profis" also die Buchhalterinen und Buchhalter in größeren Firmen, da muss es doch ein schlüssiges System geben mit dem alles ein wenig schneller und strukturierter vorgeht oder?
Danke für eure Antworten
3 Antworten
Vielleicht kennt sich auch jemand allgemein mit Datev aus und kann mir sagen ob uns vielleicht einfach ein Paket fehlt was dies vereinfachen würde wie z.B. "Smart Transfer"
Oder wie die eigentliche Richtige vorgehensweise ist, denn es werden ja auch z.B. sachen per Lastschrift abgezogen wo ich dann immer die Rechnung händisch ausdrucken muss und im Datev Unternehmen Online zuordnen muss, das muss doch einfacher gehen(?)
Bzw. strukturierter - vielleicht auch das OCR besser anlernen? hab dafür noch keine Funktion gefunden...
Wenn du es so wissen willst - Nein nicht bewusst. Bei uns: Firma = Eintelunternehmung also nur Belege zu Buchungen (Bank) zuordnen und Kassenbuch. Ich was zwar was die Begriffe bedeuten, wüsste aber nicht wie mir das hilft :-/
Ok - dann vergiss alles, was ich bis dato geschrieben habe. Bei de Einnahme-Überschuss-Rechnung müssen die Belege so sortiert sein, wie sie von der Bank/Kasse ab bzw. auf die Bank/Kasse eingehen.
Da Du nicht mit Kreditoren arbeitest ist klar warum es so umständlich ist.
Wir arbeiten zwar nicht mit Datev sondern mit Agenda aber die Programme sind sich sehr ähnlich. Ich würde Dir anraten in Zukunft mit Debitoren und Kreditoren zu arbeiten.
Diese Konten sind 5stellig und nicht 4stellig.
Nehmen wir mal an Du bekommst eine Rechnung von einem Lieferanten wo ihr zum ersten mal bestellt habt (z.B. Armleute), da gibt es das Kreditoren-Konto 70100 (A Lieferanten). Solltet ihr dann in Zukunft öfter mit diesem Lieferanten zusammen arbeiten würde ich ein Extrakonto anlegen. Das wäre dann 70101 und da kannst Du Name, Adresse usw. hinterlegen.
Nun bekommst Du eine Rechnung und buchst dann
Wareneingang (bei uns im Betrieb 5100) an Armleuchte 70100 oder 70101
Also 1.190,-€ / 905100 an 70101
Der Steuerschlüssel 90 signalisiert dem Programm das es 19% VSt buchen muss.
(Wir arbeiten mit SKR 04, da ist 5100 Wareneingang)
In der Zwischenzeit wird die Rechnung bezahlt und später machst Du die Buchhalter der Bank. Nun wird in erster Linie überprüft ob es an Armleuchte eine Zahlung gab, falls dies zutrifft wird zu 90% der Beleg schon automatisch vorgegeben und somit musst Du nur noch die restlichen Daten prüfen ggf. Änderungen vornehmen und die Richtigkeit bestätigen.
Ich trage unter Beleg 1 unsere interne Belegnummer ein und wenn Agenda eine Zuordnung vornehmen konnte wird auch Beleg 1 mit der entsprechenden Belegnummer ausgefüllt. Ich muss dann nur noch die Kontoauszugsnummer eingeben. Durch die automatische Zuordnung sehe ich sofort welche Kreditorennummer und welche Belegnummer ich auf den Kontoauszug schreiben muss.
Wow super ausführliche Antwort, für Bilanzierungspflichtige Betriebe auch bestimmt „am richtigsten“ :-D ...nur da wie selber keine Konten buchen ist das nicht so die richtige Antwort für mich, denn unser Steuerbüro macht die Buchungen. Mir ging es mehr darum, dass ich eine Möglichkeit suche wie ich die Belege schneller der (Bankkonto)bewegung zuordnen kann bzw. Eine Herangehensweise wie es mir leichter fallen könnte. Dennoch hat mir dein Post sehr weitergeholfen.
Ich hatte mir jetzt überlegt eventuell immer wenn ich was ins Büro gelegt bekomme sofort einzuscannen und Stempel mit Tag drauf, dann weiß ich zumindest an welchem Tag ich suchen müsste falls das Programm (so wie fast immer) den Beleg nicht automatisch findet
Ein anderes Problem ist ja auch das viele Rechnungen per E-Mail kommen... und die rauszusuchen kostet immer Zeit, dafür hab ich noch keine Lösung
Hab schon an einen Thunderbirds Filter zum Drucken gedacht den ich schonmal für was anderes installiert hab, also das diese automatisch ausgedruckt werden
Wie verfahren dort andere?
Wer tätigt denn die Überweisungen? Nicht Du? Ansonsten muss derjenige, der überweist, doch einfach nur auf der Rechnung das Bezahldatum notieren.
Du sortierst den Rechnungseingang nach Daten der Eingänge und vergibst intern Rechnungseingangsnummern, die Du auch auf den Rechnungen vermerkst. Danach sollte eine Zuordnung nicht mehr schwer fallen.
Aber so kann ich sie dann doch auch nicht schneller zuordnen, denn ich habe bei meinen Banktransaktionen ja keine Rechnungseingangsnummer... dann müsste ich während ich Überweise in den Verwendungszweck meine Nummer eintragen?
Jetzt steh ich auf dem Schlauch. Ich dachte, es geht um Buchhaltung. Dann muss doch die Ablage so beschaffen sein, dass man von der Buchhaltung auf die Belege und umgekehrt schließen kann. Das heißt, die Eingangsrechnungen müssen zwingend in der Reihenfolge ihres Eingangs sortiert werden. Ansonsten findet man doch gar nichts wieder.
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quasi wie hier das "Unternehmen Online" heisst das - hier der Bereich Bank - hinten (was man leider nicht sieht) ist noch eine kleine box in jeder Zeile: "suchen" ... dort geht man drauf und muss den dazugehörigen Beleg zuordnen. Damit der Steuerberater die Vorsteuer anmeldung jeden Monat machen kann
Und DAS wollte ich einfachher und schneller machen durch "vorsortierung" z. B.
:-)
Aber der Steuerberater arbeitet doch auch mit DATEV. Du stellst Deine Buchungsstapel zum Abruf bereit. Der Steuerberater ruft sich diese von Dir ab und bucht. Zumindest mache ich das so mit meinen Unternehmen Online Mandaten, die nicht selbst die Buchhaltung machen. Da muss bei der Bank nix zugeordnet werden, wenn alle Rechnungen mit ihren originären Rechnungsnummern auf den richtigen Kreditoren vorerfasst sind.
Wir werden unsere Überweisungen ab jetzt über Datev machen dann sind die gleich zugeordnet, ich denke das spar schonmal viel Zeit
Nur mal so nebenbei - Du arbeitest schon mit Kreditoren und Debitoren, oder?