ELSTAM Steuerklasse falsch, Arbeitgeber will Geld zurück - was tun -

Wende dich mal an dein Finanzamt - soweit ich weiß sind das die, die jetzt die Steuerdaten verwalten. Versuch auch, deine Personalabteilung davon zu überzeugen, dass da ein Fehler vorliegt. Ansonsten vermute ich, dass du "rückwirkend" nix machen musst, bestenfalls zum 1.5. und da könnte dir zugute kommen, dass du die Sachen erst jetzt erfahren hast und wenn die Info offensichtlich falsch ist, dann hattest du ja auch keine Veranlassung, vorher davon auszugehen, dass ein Fehler passiert ist.

Die ElStAM-Datenbank wird einerseits von den Finanzämtern und andererseits von den Einwohnermeldeämtern gefüttert.

Seit 2011 führen die Einwohnermeldeämter nur noch Änderungen durch die das Melderecht betreffen (Heirat, Geburt eines Kindes etc.). Änderungen die die steuerliche Seite betreffen werden seitdem von den Finanzämtern durchgeführt.

Ein weiterer Punkt der wichtig ist:

Auf Grund der ungeahnten Schwierigkeiten bei der Einführung von ElStAM gab es eine Übergangszeit von 2010 bis Ende 2012. D. h., dass die Daten von 2010 automatisch nach 2011 und auch nach 2012 übernommen wurden ohne weitere Antragstellung.

In Deinem Fall vermute ich, dass ihr die Steuerklassenänderung zu früh beim Finanzamt beantragt habt, da eine entsprechende Verknüpfung noch nicht vorhanden war.

Wenn ein Paar heiratet stellt die Gemeinde eine Verknüpfung zwischen den beiden Eheleuten her und ändert automatisch die Steuerklassen von I in IV/IV.

Wenn diese Verknüpfung nicht besteht kann das Finanzamt dennoch die Steuerklassen ändern, kann aber die Änderung noch nicht in die ElStAM-Datenbank einstellen. Trotzdem erhält der Steuerpflichtige eine Lohnsteuerbescheinigung, die er beim Arbeitgeber abgeben kann und der Steuerabzug nach der neuen Steuerklasse erfolgen kann.

Wenn nun die Änderung vom Finanzamt nicht nachträglich gespeichert wird, dann stellt das Einwohnermeldeamt irgendwann die Verknüpfung her. Allerdings mit der Steuerklasse IV/IV.

Das Ganze fällt nicht weiter auf, weil ja wie oben beschrieben der Arbeitgeber eine Lohnsteuerbescheinigung vorliegen hat, die solange gültig ist bis er am elektronischen Verfahren teilnimmt.

Wenn er am elektronischen Verfahren teilnimmt, dann nimmt er natürlich die Daten, die in der ElStAM-Datenbank gespeichert sind. In Deinem Fall also IV/IV.

Die Änderung der Steuerklassen musst Du erneut beantragen. Entweder mit dem Antrag auf Änderung der Steuerklassen bei Ehegatten oder mit dem Antrag auf Korrektur von elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen.

Die beiden Anträge findest Du u. a. hier:

http://www.finanzamt-frankfurt-am-main.de/irj/FA_Frankfurt_Internet?cid=b815eebe49ba75eebfa7acec2dbdb2da

Eine rückwirkende Änderung ist normalerweise nicht möglich sondern nur ab dem Folgemonat der Antragstellung.

Die zu viel einbehaltene Lohnsteuer kannst Du Dir jedoch über die Einkommensteuererklärung wiederholen.

Ergänzend zur sehr guten Antwort von @Airwalker sollte noch angemerkt werden, dass Dir aus der Klasse 4/4 kein Nachteil erwächst. Bei 3/5 kommt es im Folgejahr regelmäßig zu einer Nachzahlung an das FA, bei 4/4 wird das praktisch ausgeschlossen, und es steht Dir eher eine Erstattung zu. An der Steuerlast selbst ändert sich durch die Klassenwahl rein gar nichts, nur an der temporären Verteilung der Zahllasten.

Das musst du beim zuständigen Finanzamt klären. Der Arbeitgeber verlässt sich auf die gespeicherten Daten beim Finanzamt. Sind die deiner Meinung nach nicht korrekt, musst du dich darum kümmern.