Rechnung erstellen mit Word oder Excel verboten?
Ich war schockiert jetzt zu erfahren, dass angeblich das Erstellen von Rechnungen mit Word oder Excel verboten sei. Ist echt so, googlet mal!
Bin selbstständig schon seit 4 Jahren. Alle meine Rechnung habe ich mit Word erstellt. Mein Steuerberater seit 4 Jahren sagte kein Pips.
Das Ding ist, wenn man dieses Thema googlet, bekommt man zahlreiche abschreckende Beiträge über Strafen und das böse Finanzamt usw., aber fast alle sind auf Websites von Steuer-Software. Die vorgeschlagene Lösung: Steuer-Software. Ha!
Ich kann mir nicht vorstellen, das der Gesetzgeber die käufliche Anschaffung von Steuer-Software vorscheibt. Was sagt ihr?
5 Antworten
Rechnungen in WORD oder EXCEL
- Der Gebrauchswert der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GdOB) im Bereich Rechnungen und Kassenbuch, liegt in seiner Erhabenheit, die seine Unanwendbarkeit sicherstellt.
In der Tat ist es so, daß eine Rechnung, wenn sie aus diesen Programmen elektronisch abgespeichert wird, jederzeit nachträglich verändert werden könnte - auch als .pdf abzuspeichern würde hier nichts daran ändern.
Man kann das einfach lösen:
Rechnung ausdrucken - Ausdruck abheften - Datei löschen (sie darf nicht auf dem Rechner verbleiben, denn dann zählt der Ausdruck nicht).
Ansonsten kann man auch GdOB-konforme Rechnungsprogramme kaufen (die sind auch nicht so teuer) - man braucht oft den ganzen Schnick-Schnack nicht und kann ein einfaches Programm nehmen, wo eben keine Veränderungen oder Löschungen von einmal ausgedruckten Rechnungen mehr möglich sind.
Die GdOB sind teilweise so umfassend und, typisch deutsch, übertrieben, daß sie niemand in der Praxis auch einhalten kann - solange das Finanzamt keinen begründeten Verdacht hat, daß irgendetwas mit der Buchhaltung nicht stimmt, gibt es auch i. d. R. keine Probleme
Wenn aber ein Verdacht aufkommt, kann es, in Einzelfällen, zu unangenehmen Schätzungen kommen.
Fazit
Noch ist hier die "old-school-gemäße" Papierform (Ausdruck) am sichersten - und nicht vergessen, die Datei zu löschen.
Die Horrorgeschichten in diesem Bereich von Softwareanbietern (sie wollen verkaufen) und anderen Apokalyptikern, sollte man gelassen zur Kenntnis nehmen...
Das Problem ist nicht die Erstellung, sondern die Speicherung!
Wenn du deine Rechnungen gar nicht mehr ausdrucken, sondern komplett digital schreiben, versenden und speichern willst, musst du tatsächlich auf bestimmte Softwarelösungen setzen, damit diese Rechnungen den "Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung" entsprechen. Das Problem ist sonst nämlich, dass die Rechnung sonst ja nicht "unveränderlich" gespeichert ist.
Lösen kannst du dieses Problem aber ganz einfach, indem du die Rechnung ausdruckst und in Papierform speicherst, also sie abheftest. An deine Kunden kannst du sie auch problemlos als PDF versenden.
Es geht letztendlich um die Buchführung. Ein Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung ist "Keine Buchung ohne Beleg!". Dieser Beleg muss im Moment der Buchung also vorliegen und genau so, wie er vorliegt, auch verbucht und aufbewahrt werden. Bei Papierrechnungen bedeutet das, dass sie dann den Stempel "gebucht" bekommen und abgeheftet werden.
Und genau diese Aufbewahrungspflicht ist der Knackpunkt bei digitalen Rechnungen. Die müssen eben genau so unveränderlich aufbewahrt werden, wie es sonst mit Papier der Fall war. Und diesen Anspruch erfüllen veränderbare Formate wie .docx oder .xlsx eben nicht. Selbst PDFs sind da grenzwertig.
Problemlos sind bei einer rein digitalen Buchführung wiederum die Rechnungen, die auch direkt mit der Buchführungssoftware erstellt werden. Dort sorgt die Software dafür, dass man diese Rechnung nicht mehr ohne weiteres einfach nach der Buchung verändern kann.
Du bist also nur dann "gezwungen", Spezialsoftware zu kaufen, wenn du dein Unternehmen vollständig digitalisieren bzw. auf ein "papierloses Büro" umstellen möchtest. Gehst du hingegen den klassischen Weg über Papier bei Belegen, ist es dem Finanzamt total egal, ob das Papier mit Word, Excel oder handschriftlich beschriftet wurde. Was dort zählt, ist die im Ordner in Papierform abgeheftete Rechnung, möglichst immer auch mit Buchungsvermerk.
Auch wenn die Rechnungen auf Papier sind, lassen sie sich neu tippen und drucken, wenn man will...
Das ist richtig - aber darum geht es nicht
Wenn Du eine Rechnung neu erstellst, wird ja die alte Rechnung selbst nicht verändert - auch wenn Du sie, logischerweise, wegwerfen würdest, würdest Du sie ja unverändert wegwerfen...
Hört sich sicherlich für einen Laien etwas schräg an - ist aber innerhalb der Systematik logisch...
Lösen kannst du dieses Problem aber ganz einfach, indem du die Rechnung ausdruckst und in Papierform speicherst, also sie abheftest.
Das ist völlig richtig - nur ergänzend möchte ich hinzufügen, daß die Datei gelöscht werden muß - befindet sie sich noch auf dem Rechner, gilt der Ausdruck nicht - dann gilt sie weiterhin als veränderbare elektronische Rechnung.
Da ich meine Rechnungen alle an meine Steuerberaterin weitergebe und sie die Rechnungen einscannt und elektronisch speichert ist alles ok. Ich bekomme dann die Rechnungen zurück und hebe sie 10 Jahre auf. Alles Steuerprüfungen werden bei meiner Steuerberaterin durchgeführt. Und die hat nur die Scanns.
Und so machen es alle Firmen die ich kenne. Es gibt also kein Problem mit Word oder Excel.
ich drucke Open Office basierte Rechnungen mit laufender Rg. Nr. aus.
Die Mitteilung zur Speicherung sowie Buchhaltungssoftware also Wiso Sparbuch nach SKR 03 Kontenrahmen, ein Sumup Terminal für Kartenzahlung als GOBD habe ich dem Finanzamt vor Jahren mitgeteilt
Ich komme seit vielen Jahren ohne MS-Office aus, ich verwende Libre Office (open Source) auf Linux und auf Windows 10 Rechnern.
Die Problematik ist aber dieselbe...
Auch wenn die Rechnungen auf Papier sind, lassen sie sich neu tippen und drucken, wenn man will...