Statt einer Geldspende kann man auch eine Sachspende tätigen. Normalerweise müsste man dabei einen "Zuwendungsbogen für eine Sachzuwendung" ausfüllen, auf dem der Wert der Spende angegeben wird, der Name der zuwendenden Person und Zuwendungszweck. Die Rechnung wird dann als Nachweis über den Wert der Sachzuwendung beigefügt.
Über die Annahme der Spende entscheidet je nach Höhe der Spende ein politisches Gremium, kommt ggfls. auf die Richtlinien in deiner Gemeinde an. Bei uns, einer Kommune in NDS, wäre das der Verwaltungsausschuss. Für dich wäre zum einen das Fachamt (hier die Friedhofsverwaltung) Ansprechpartner, die Bestätigung über die Zuwendung würdest du aber (wahrscheinlich) vom Amt für Finanzen und Liegenschaften deiner Gemeinde (wie immer das bei euch auch heißen mag) erhalten. Das Fachamt ist aufgrund haushaltsrechtlicher Vorgaben möglicherweise gar nicht berechtigt, selbst eine Bestätigung auszustellen.