Wie führe ich ein Kassenbuch in einer Spedition?

Fange nur nicht an Unterkassen zu führen. Jetzt kann man lange diskutieren, wann eine Kasse eine Kasse ist. Erst solltest Du gucken wie das bisher gehandhabt wurde.

In Aufzeichnungen und Kontierungen soll eine gewisse Kontinuität herrschen.

Jede Buchung ein Beleg - So ist der Grundsatz. Für mich ist es eigentlich daher im Umkehrschluss nur logisch: Wenn Fahrer Maier sein 'Wagengeld' bekommt, dann unterzeichnet er eine Quittung.

Die wird in der Kasse ausgetragen, das Geld übergeben. Kassenbuch und Kassenbestand stimmen.

Fahrer Maier kommt zurück. Rechnet das Geld ab und hat Quittungen über einen Betrag und einen restlichen Barbetrag.

Er sollte jetzt eine Quittung erhalten, dass das Geld belegmäßig nachgewiesen wurde und ggf. ein Rest in Bargeld zurück gegeben wurde.

Der Einfachheit halber würde ich nämlich die Auszahlungen mit einer laufenden Nummer texten. Und die Belege der Abrechnung und was als Ausgleichszahlung läuft auch. Damit Differenzen oder ähnliches schnell gefunden werden. Buchhaltungskraft freut sich.

Und da ist auch ein weiteres Stichwort für Dich: Bei 30 Fahrern gehe ich mal nicht davon aus, dass die Kassenführung durch die Buchführung gemacht wird.

Da solltest Du das besprechen. Wenn die Buchhaltung zum Steuerberater geht, dann dort. Aber auch mit dem Chef. Nur wenn sich Änderungen für die Zukunft ergeben! Denn er hat die letzte Verantwortung.

Gibt das euer Buchhaltungsprogramm nicht her?

Die GoB will eine den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechende Dokumentation der liquiden Mittel. Wie du das organisierst ist deine Sache. Da gibt es keine allgemeingültige Norm.

Ich würde dir empfehlen dir ein SEHR übersichtliches System zu überlegen, wo du genau nachhalten kannst wer wieviel Geld hat etc.

Am Ende kannst du ja die 30 Unterkassen im Saldo zu einer Hauptkasse zusammenfassen (Diese ist dann übersichtlich).

An sich heißt ja Kassenbuch (wenn es bei euch in der Branche jetzt nicht etwas komplett anderes darstellt) Einnahmen und Ausgaben dokumentieren und belegen. Am Abschlussstichtag festhalten was in der Kasse liegt.