Wie rechne ich hier als Kassierer eines Vereins die Getränkekasse ab?
Als kleiner Verein leisten wir uns ein eigenes Clubheim. Seit Beginn wurde die Regelung getroffen, dass bei Arbeitseinsätzen die Getränke frei sind. Ansonsten bezahlt aber jeder die Getränke nach festgelegter Preisliste.
Nun hatten wir heute folgende Situation:
- Person A kommt eine Stunde früher, baut ein Regal im Abstellraum auf, räumt Material weg, Zeitaufwand mindestens 90 Minuten.
- Person B schnappt sich den Rasenmäher, mäht den Rasen, macht den Mäher anschließend sauber und fegt, Arbeitsaufwand mindestens 90 Minuten
- Person C nimmt sich einen Spaten, gräbt an der Veranda eine einzelne Blume ein. schlägt mit dem Spaten links und rechts ein paar Brennnessln klein, damit die Blume überhaupt sichtbar wird, gießt die Blume mit der Gießkanne - und reicht anschließend noch eine Quittung über 15 € für die Blume ein, Arbeitsaufwand 15 Minuten.
- Personen D und E kommen verspätet, holen sich lediglich ein Bier - und bezahlen das auch!
- Personen A und B trinken jeweils 3 Bier, zahlen dafür gemäß Absprache auch nicht, was in Ordnung ist. Person C macht in 15 Minuten ein paar Handgriffe, lässt das Unkraut einen guten Mann sein, trinkt ein nicht bezahltes Bier und reicht noch 15 € Kosten für die Vereinskasse ein!
Was mache ich nun also mit Vereinsmitgliedern, die so tun also ob sie für den Verein tätig sind, hier Getränke kostenlos konsumieren und anschließend noch Quittungen über irgend welche Ausgaben einreichen, deren Sinn man anzweifeln kann?
Dem Verein gegenüber bin ich als Kassierer bei Einnahmen / Ausgaben Rechenschaft schuldig. Was also tun?
2 Antworten
Wenn C nicht beauftragt war die Blume zu kaufen würde ich die Quittung schlicht zurückweisen - für die Blumenspende danken - und C darauf hinweisen, dass das mit dem Bier diesmal iO "Pseudo-Beschäftigung" um kostenlos zu trinken aber nicht im Sinne des Vereines sei - C könnte sauer sein ... würde ich in Kauf nehmen.
Dann soll er das Unkraut entfernen (übergib ihn dabei Einmalhand-schuhe wenn Du hast) und noch ein, zwei Pflanzen kaufen - ohne Bier oder weitere Quittungen ... bis er es nicht erledigt Auszahlung zurückhalten (sollte sie noch nicht erfolgt sein) - ansonsten jedes Mal nachfragen, wenn Du ihn siehst 😉
Du hast als Kassierer zwar die Aufgabe, die Ausgaben zu verbuchen, aber ich sehe es nicht als deine Aufgabe, den alleinigen Aufpasser zu spielen, ob vereinbarte Regelungen eingehalten werden.
Letztlich ist der gesamte Vorstand verantwortlich für die Finanzen. Und im Idealfall sollten alle Mitglieder ebenso denken. Falls das nicht klappt, sollte der Vorstand mal allgemein darauf hinweisen oder eine eindeutige Regelung treffen. Zum Beispiel, dass beim Arbeitseinsatz jeder Helfer einen Bon bekommt. Und da kann man im Zweifelsfall jemandem dezent den Hinweis geben, dass er seine Arbeitsleistung mal mit anderen vergleichen sollte.
Man sollte es aber vermeiden, dass ein ständiges gegenseitiges Beobachten beginnt. Das ist nicht gut für das Klima unter den Mitgliedern. Im gewissen Rahmen ist es auch akzeptabel, wenn der Einsatz unterschiedlich ist, solange es nicht zu extrem ist. Jeder tut was er kann und entscheidend ist das Team. Und jedes Teammitglied darf auch gerne mal einem Kollegen offen sagen, dass er seinen Hintern mal etwas mehr bewegen sollte.
Wenn ein Mitglied Ausgaben für den Verein durch einen Einkauf verursacht, sollte das im Vorfeld abgesprochen sein oder derjenige hat sozusagen pauschal die Erlaubnis, über bestimmte Beträge verfügen zu können. Und auch die muss notfalls laufend kontrolliert und korrigert werden.
Wir sind ein kleiner Verein von 8 zahlenden Mitgliedern, der sich bereits vor Jahren entschieden hat, ein eigenes Clubheim plus Gelände besitzen zu wollen. Die laufenden Kosten hierfür müssen also gedeckt sein, was allein durch Mitgliedsbeiträge nicht zu bewerkstelligen ist. Weitere (mögliche) Einnahmequellen ist der Verkauf von Getränken an Clubabenden, eine mögliche Vermietung des Vereinsheims sowie Teilnahme an Veranstaltungen (Verkauf von Speisen / Getränken).
Über Einnahmequellen macht sich niemand Gedanken, dafür ist ja der Kassierer da. Teilnahme an regelmäßigen Veranstaltungen? Einerseits ist hier kaum jemand zu bereit. Andererseits entwickeln besagte Mitglieder kein Kostenbewusstsein (siehe Beitrag oben). Veranstaltungen werden dann oftmals mit einem Minus abgeschlossen, da zu teuer eingekauft, Verkaufspreise zu hoch angesetzt und kein Umsatz vorhanden.
Ja, wir wollen natürlich als Verein etwas tun - aktives Vereinsleben am Clubheim, Teilnahme an Veranstaltungen, gemeinsame Aktivitäten. Die Einnahmen / Kosten hält aber niemand im Blick, dafür haben wir ja einen Kassierer .....
Vor dieser Aktion hatte besagtes Mitglied den Vereinsvorsitzenden "überzeugt", wie "schön" an besagter Stelle diese Pflanze aussehen würde.
Nach besagter Aktion hat der Vereinsvorsitzende ihn zur Rede gestellt, was die Pflanze denn mitten im Unkraut zu suchen hätte (wenn er das Unkraut denn nicht entfernt). Reaktion des Mitglieds - Schweigen im Walde .....