Wie lange kann ein Tankbeleg vom Arbeitnehmer an die Buchhaltung der Firma nachgereicht werden, um eine Auszahlung der in Bar vorgestreckten Summe zu erhalten?
Liebe Community,
ich habe eine Frage bzgl. der Buchhaltung oder der Richtigkeit/Rechtmäßigkeit einer speziellen Aussage.
Ein Tankbeleg wird 48 Tage alt (im Kalender 2 Monate September - November des selben Jahres 2017),
Der Tankbeleg war bisher einfach übersehen worden und ist nun wieder aufgetaucht.
Der Mitarbeiter legt diesen bei der Buchhaltung vor (am 48. Tag) und möchte diesen ausbezahlt bekommen, da er den Betrag in Bar vorgestreckt hat, als er mit dem Firmenwagen im September unterwegs war und getankt hat.
Die Buchhaltung sagt nun aus, der Monat September wäre bereits abgeschlossen und daher kann der Tankbeleg nicht mehr angenommen und demnach auch nicht mehr ausbezahlt werden. (Evtl. ist das Software bedingt? - eingesetzt wird Lexware als Buchhaltungssoftware)
Ist die Aussage, dass der Beleg nicht mehr akzeptiert werden kann korrekt und auf irgendwelchen Fristen oder ähnlichem nachzuvollziehen? Bitte um kurze Erläuterung.
Ist die Aussage, dass der Beleg nicht mehr akzeptiert werden kann NICHT korrekt, bitte ich ebenfalls um Erläuterung, warum dies nicht so ist und wie der Beleg nun im Nachhinein gebucht werden kann.
8 Antworten
Also, meinem Verständnis nach stellt das buchhalterisch überhaupt kein Problem dar.
In der Buchhaltung werden Geldflüsse im Unternehmen erfasst. Bei diesem Tankbeleg ist vom Unternehmen aus gesehen noch gar kein Geld geflossen, da der Arbeitnehmer es ja bar aus eigener Tasche vorgestreckt hat. Somit gab es bis zu dem Tag, wo der AG mit dem Beleg das Geld abholen wollte, keine Geldflüsse und somit auch keinen Grund für Buchungen im Unternehmen.
Entsprechend würde man das buchhalterisch auch einfach mit dem Datum der Auszahlung aus der Kasse als eine eben solche buchen. Der Tankbeleg dient dabei als Beleg, wofür die Zahlung erfolgte, nicht dafür, WANN sie erfolgte. Das wird durch die Eintragung im Kassenbuch belegt.
Bleibt natürlich die Frage, ob innerbetrieblich in den Arbeitsverträgen oder so noch irgendwelche anderen Bedingungen/Absprachen für Tankbelegseinreichungen bei Firmenwagen vorhanden sind. Und wenn, inwiefern die auch rechtskräftig wären.
Nach dem Reisekostenrecht für bayerische Beamte und Angestellte muss eine Dienstreise beispielsweise innerhalb eines halben Jahres abgerechnet werden.
Es lohnt sich für dich ein Blick in deinen Arbeitsvertrag bzw. in den Tarifvertrag deines Betriebes. Dort sind nämlich in der Regel Ausschlussfristen für Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis hinterlegt.
Diese gelten in jdem Fall, völlig unabhängig davon, was das Buchhaltungsprogramm verarbeiten kann oder nicht.
Die Aussage kann völlig korrekt sein. Es kann Betriebsvereinbarungen geben, die das regeln. Jedoch stehen dir Ausgaben zu, wenn das auch so vereinbart ist. Nix genaues kann man also nicht sagen.
Oftmals müssen solche Reisekosten et al. bis zum 10. des Monats eingereicht werden. Eine steuerliche Geschichte. Die Buchhaltung muss das jetzt eben anders buchen, dann klappt das auch.
Wie das aber in deinem Betrieb geregelt ist, solltest du mal genau nachfragen. Vor allem bei solchen Geschichten gibt es ja oft ganz klare Richtlinien.
Naja....dann steht dir das Geld zu. Musst du jetzt aber mit der Buchhaltung ausmachen. Theoretisch ist das kein großes Problem. Aber wenn die nicht so firm sind (steuerlich und auch in der Bedienung des Programms) kann das für die eine ziemliche Belastung sein.
Im Nachgang würde ich den Chef mal ansprechen, ob da nicht eine Regelung/Reisekostenrichtline sinnvoll wäre.
Nonchmals vielen Dank für deine Antwort. Das ist richtig, es wäre hier wohl eine klare Regelung sinnvoll. Ich habe als nicht Buchhalter und Laie auf dem Gebiet etwas gelesen von Buchung eines Belegs zum Tag des Geldflusses und nicht Tag des Belegdatums. Würde das bedeuten, dass der Belege prinzipiell immer nachgebucht werden können? Oder ist das ein ganz andres Thema und ich habe mich Laienhaft falsch informiert :)
Stimmt eigentlich. Die Erfahrung zeigt aber, dass Buchhaltungsmenschen in kleinen Betrieben oder generell mit nicht ganz sooooo doller Erfahrung solche Geschichten immer sehr, sehr persönlich nehmen.
Da wird mehr und länger dumrum lamentiert, als die eigentliche Buchung samt Auszahlungsanweisung dauern würde.
Weil man aber von denen meistens etwas abhängig ist, brauchts da Fingerspitzengefühl.
Wenn du in Vorleistung für deine Firma gegangen bist, musst du das UMGEHEND abrechnen. Das Geld steht dir zwar zu, aber du kannst nicht monatelang mit einem Kostenbeleg spazieren fahren, den die Buchhaltung braucht.
was bedeutet umgehend? definiere das bitte!
was passiert wenn eine sofortige einrichung nicht möglich ist (krankheit,auslandsaufenthalt, montage) ? dafür muss es doch möglichkeiten geben.
Umgehend heißt ohne schuldhafte Verzögerung.
Auch wenn du auf Montage bist gibt es dort einen Briefkasten. Selbst aus dem Ausland kann man Post verschicken.
Hallo DerHans,
es ist natürlich klar, dass dies umgehend geschehen sollte. Es sind unglückliche Umstände zusammengekommen welche diese Verzögerung enstehen haben lassen. Der Beleg ist nun wieder aufgetaucht und es wäre natürlich schön für den Arbeitnehmer, wenn der Betrag ausbezahlt wird.
Ich weiß nicht genau wie ich deine Antwort interpretieren soll. Es klingt nach "die Buchhaltung hat schon recht, dir einen Denkzettel zu verpassen, weil sie wegen dir Schussel nun unnötige nachträgliche Arbeit hat".
Ich suche eigentlich nach einer objektiven und sachlichen Antwort und keiner emotionalen Antwort.
"Das Geld steht dir zwar zu, aber du kannst nicht monatelang mit einem Kostenbeleg spazieren fahren, den die Buchhaltung braucht."
Was ist daran unsachlich?
Hallo nochmal, sachlich wäre für mich,
"du kannst nicht monatelang mit einem Kostenbeleg spazieren fahren weil du dann §12345 des XYZgesetzbuchs verletzt und dir demnach keine Auszahlung rechtlich mehr zusteht."
Unsachlich dagegen ist, es fehlt der Informationsgehalt in deiner Antwort. Ich kann die Antwort zwar emotional nachvollziehen, dass du als evtl. Buchhalter dich ärgerst emotional sagst du kannst nicht so lange damit rum fahren weil es sich nicht gehört und nun denkst ich bin ein ganz schlimmer Mensch weil ich einem Buchhalter so eine Menge zusätzliche Arbeit aufhalse, in dem ich meinen Beleg so spät einreiche und ausbezahlt haben möchte.
Gibt es denn einen Grund außer zusätzlichem Aufwand der Buchhaltung, warum die Auszahlung von der Buchhaltung verweigert werden könnte? (Eine Betriebliche Regelung für Abgabefristen von Belegen gibt es nicht)
So viel Info werde ich von einem Experten der Community doch bekommen können ;-)
Mir ist das vollkommen egal, ob du dein Geld bekommst oder nicht.
Die Firma hat sicher entsprechende Reisekostenrichtlinien o.ä.
Die solltest du dir als erstes mal durchlesen
Hallo FGO65,
vielen Dank für deine Antwort. Leider gibt es keine Richtlinien die ich diesbezüglich zu Rate ziehen könnte. Es handelt sich um eine kleine Firma. Das heißt für mich, es müssten irgendwelche gesetzlichen Vorgaben greifen, die ich aber nicht kenne. Und genau deswegen meine Frage, ob dieses Vorgehen so korrekt ist.
Die einzig wirklich brauchbare Antwort stammt von @Altersweise, der auf die vertragliche Ausschlussfrist hinweist (meistens 2-3 Monate). Ist eine solche nicht vorhanden, gilt die dreijährige Verjährungsfrist gemäß § 195 BGB.
Mit welchen Belegdatum die Buchhaltung die Tankquittung eingibt, ist deren Sache.
Das ist die rechtliche Regelung. Moralisch hat Du erst recht einen Anspruch. Ich würde da nicht locker lassen. Sollte auch der Chef nicht willens oder in der Lage sein, diesen Betrag zu erstatten bzw. erstatten zu lassen, würde ich es in Zukunft ablehnen, in Vorlage zu treten. Dann muss die Firma Dir jeweils einen Reisekostenvorschuss auszahlen.
P.S.: Deine Forderung ist u.U. sogar vor dem Arbeitsgericht einklagbar. Ob Du es deshalb dazu kommen lassen solltest, hängt davon ab, wie nötig Du diesen Job brauchst, denn Arbeitgeber verlieren ungerne Prozesse...
Hallo qugart,
vielen Dank für deine Antwort, es ist ein kleiner Betrieb und es gibt keine speziellen Regeln für Abrechnung von Belegen. Bisher ist das alles immer reibungslos gelaufen. Das heißt es steht weder irgendwo geschrieben, dass Belege oder Reisekosten bis zum x. des nächsten Monats abgegeben werden müssen, noch dass man unendlich viel Zeit für das Abgeben eines solchen Belegs hat.