Reichen Rechnungsnummern als Beleg für die Buchhaltung?

5 Antworten

Hallo

Wenn ich Dich richtig verstehe, fragst Du, ob Du zusätzlich zur abgelegten Rechnung diese noch einscannen und im Buchhaltungssystem direkt ablegen musst, oder ob es reicht, im Buchhaltungssystem die Belegnummer zu hinterlassen und so auf den Ordner (respektive die physische Ablage) zu verweisen.

Es reicht völlig aus, im Buchhaltungssystem die Belegnummer zu erfassen und so auf die physische Ablage zu verweisen. Bei der physischen Ablage ist arauf zu achten, dass der Beleg innert nützlicher Frist gefunden wird ( Z.B. sortieren nach Belegnummer oder Kundennummer Belegnummer...)

Beste Grüsse

Keine Buchung ohne Beleg. Das ist das erste was man in vielen kaufmännischen Ausbildungen lernt.

Man muss immer einen Beleg dazu haben und auch direkt dazu ablegen, damit man bei nachfragen direkt antworten kann, die Nummern kann man sich ja auch ausdenken. Ich würde daher immer direkt den Beleg anheften, dann kann euch keiner was.

Zur Not mal beim Steuerberater nachfragen, wie der das sieht.

Ich versteh nicht ganz worauf du hinauswillst, den ohne Beleg kannst du ja nichts handfestes buchen. (Außer du weist preis, Artikel und belegnummer auswendig) das bringt dir aber nicht viel, da du ja trotzdem die Belege archivieren musst.
Um langfristig den überblick zu behalten buchst du alles anhand der vorliegenden Belege und vermerkst dann die Infos (z.B. Mithilfe eines buchungsstempels) auf dem Beleg, damit du jederzeit eine beliebige Buchung zur zugehörigen Rechnung, Aber auch jede Rechnung zur entsprechenden Buchung zu ordnen kannst. Das wird Vorallem wichtig, wenn du da in 5 Jahren was nachsehen möchtest oder das Finanzamt das sehen will.

Bei einer Prüfung will das Finanzamt selbstverständlich die Originalrechnung einsehen können. Der Einkauf muss natürlich nachweislich für das Unternehmen sein.

Deswegen hast du ja auch Aufbewahrungspflichten.

Das ist mir klar, die Frage bezieht sich darauf ob schon in der normalen Buchhaltung jede Rechnung hinterlegt werden muss oder ob wir dort quasi als Verweis auf die selbstverständlich vorhandene Originalrechnung die Rechnungsnummer eintragen können, welche wir ja jederzeit als Originalrechnung bereitstellen könnten.

@sebmuehlbauer

Wie ihr das intern handhabt, interessiert das Finanzamt nicht

Ja, die Rechnungsnummer reicht, man kann ja zu jeder Buchung wenn es erforderlich sein sollte, die Rechnung herholen. Ich mache es auch so.

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