Private und geschäftliche Dokumente sortieren?

Wir hatten einmal von der Arbeit aus ein Seminar, wo unter anderem genau das behandelt wurde.

Zuerst einmal das Wichtigste: Wenn Du bereits ein funktionierendes System hast, dann wirf es nicht komplett über den Haufen. Du kannst Dir gerne Anregungen holen und Dein bestehendes System verbessern, aber wenn Du bereits ein funktionierendes hast, dann bleib im dabei!

Ich selber habe mir aus dem Seminar Tipps geholt und vor allem die Dokumentenablage komplett übernommen. Ansonsten organisiere ich mich wie folgt:

To-Do-Liste:
Auf meinem Schreibtisch liegt eine To-Do Liste die in 3 Kategorien unterteilt ist. Jede Kategorie enthält 5 Aufgaben. Die Liste wird jede Woche neu gemacht, nicht erledigte Punkte werden übertragen. Die Kategorien sind "Dringend erledigen", "Demnächst erledigen" und "nicht vergessen" - alle anderen Aufgaben sind in der Aufgabenliste von Outlook nach Kategorien wie "Irgendwann", "Projekte", "Träume" usw. organisiert.

Schnelles Ablagesystem:
Dokumente kommen in ein schnelles Ablagesystem. Dazu habe ich 3 Hochkant Dokumentenständer im Regal neben dem Schreibtisch stehen. Ganz rechts sind leere Hüllen. Und zwar verwende ich Papier-Versandtaschen im Format C4 (Briefumschläge für Briefe in DIN A4), davon habe ich das obere Drittel abgeschnitten.
Wenn ein neues Dokument kommt (z.B. per Post) dann lege ich es in eine solche vorbereitete Hülle und schreibe oben in der rechten Ecke Stichworte (oder Tags) immer zuerst das Datum. Darunter von wem es kommt. Darunter um was es geht und darunter dann beliebige Stichworte, die mir noch mehr Orientierung geben.
Dann wird es ganz links in den Dokumentenständer einsortiert. Wenn ich ein Dokument herausnehme, weil ich es brauche, oder etwas nachsehen muss, sortiere ich es danach wieder ganz links ein. Somit wandern die unwichtigen Dokumente automatisch immer weiter nach rechts. Anhand der Stichworte auf den Hüllen muss ich mir nicht alles einzeln ansehen, sondern finde schnell was ich suche. Auch kann ich anhand der Stichworte ganz leicht alle Dokumente von z.B. der Krankenkasse, oder von meinem Arbeitgeber heraussuchen, da es ja das zweite Stichwort von oben ist. Wenn dann die Dokumentenständer einmal voll sind, dann kommt Stufe zwei:

Ablage in Ordnern:
Dokumente, die ich nicht so oft brauche, sortiere ich in Ordner ein. Diese haben ein Register, das ich dann nach Themen beschriftet und sortiert habe. Z.B. Arbeit, Krankenkasse, Vermieter etc. da musst Du dein eigenes System finden, wie Du Dich zurecht findest. Auch da hast Du dann ein Ablagesystem, wo Du deine Dokumente schnell wiederfindest. Am besten sortierst Du innerhalb der Register alle Dokumente nach Datum, dann findest Du Dich auch schnell zurecht. Da Du es ja im schnellen Ablagesystem mit Stichworten versehen hast und das Datum immer rechts oben steht, lässt es sich auch sehr schnell sortieren.

Mit dieser Methode hast Du eine Grundordnung, die recht einfach ist, wenn man sie einmal angelegt hat und sich vorher ein paar Gedanken zur Planung gemacht hat.

Die leeren Versandhüllen lassen sich übrigens wiederverwenden, einfach die bisherige Beschriftung mit einem Aufkleber überkleben und weiter gehts.