Ordnerstruktur in einem Kleingewerbe - Normen - ITIL
Hallo liebe Leute, diese Frage erscheint eventuell etwas konfus und unnötig. Gibt es aber für ein Betrieb, was die Struktur zur Speicherung von Dokumenten betrifft, irgendwelche Normen oder Ähnliches?
Ich habe mir mal überlegt, wie ich die Ordner anlegen sollte, wenn man zum Beispiel Kunden hat, für die Man Grafiken usw. erstellt. Und dann Kunden, für die man Webseiten programmiert. Und dann auch andere Geschäftsbereiche hat, wie zum Beispiel Reinigungsservice.
Ich hatte bisher ein Ordner "Schulung&Bildung&Infomaterial" angelegt, was betriebsübergreifend wäre. Dann ein Ordner "Dokumente", in der allgemeine Dokumente des Betriebes drin sind, wie Buchhaltung, Briefvorlagen usw.
Dann ein Ordner Workspace, wo jedes Projekt/ bzw. jeder Kunde ein Ordner erhält, wo dann alles drin ist. Sprich, auch Dokumente wie Rechnungen, die ausgestellt wurden usw.
Oder wäre das ganze Pipifax sich über solche Sachen Gedanken zu machen?
P.S. Wie macht ihr eigentlich Leerzeilen in Euren Beiträgen hier? Doppel-Enter bringt mir keine Leerzeile
2 Antworten
Hallo,
es gibt dafür keine Norm, auch ITIL basierend wid das nicht unbedingt behandelt. Als Ansatz suche einmal nach den folgenden Begriffen auf google und übernehme die für Deine Arbeitsorganisation besten Strukturen:
- it grundschutz bsi
- Organisation Dateiablage
Generell muss man natürlich eine Organisationsstruktur schaffen die einem einerseits den Überblick beschafft, jedoch auch entsprechende Logiken und Zusammenhänge darstellt. Darüber hinaus dient die Struktur auch dazu wachsendes Datenvolumen sinnvoll und dauerhaft verwalten zu können.
Mögliche Verwaltungskriterien können sein:
- Welche Daten müssen zentral oder lokal verwaltet werden
- Wer soll oder darf auf die Daten zugreifen
- Wer soll die Daten verwalten, bzw. darf diese bearbeiten
- Woher kommen die Daten, wohin gehen sie
- Welche Daten bzw. Ordner werden aktiv fürs Tagesgeschäft benötigt, welche dienen ehr der Archivierung
- In welcher Form und welchen Abständen müssen die Daten gesichert werden
Bei einer Person sollte das kein Problem sein eine geeignete Ordnerstruktur zu schaffen.
Wie Du es organisierst bleibt Dir überlassen, wichtig ist, dass es überhaupt eine Verwaltungsstruktur gibt die Deine Arbeitsabläufe best möglich abbildet und Dich Daten schnell und nachvolliehbar wieder auffinden lässt.
Beste Grüße,
IT-Service-Manager.com
hey danke, du hast sehr gute Tipps und Stichworte gegeben. Bei einer 1-Mann Firma ist das sicherlich kein Problem. Die Problematik fängt dann aber langsam an, sobald mehrere Personen hinzukommen, zum Beispiel eine für Buchhaltung und eine Person, um zum Beispiel einen Tätigkeitsbereich der Firma zu übernehmen, wie zum Beispiel Grafik & Design. Deshalb hatte ich mir die Ordnerstruktur im voraus überlegt, um es etwas flexibel zu gestalten, bevor ich später naher wieder Daten hin und her schiebe. Was sich dann zum Beispiel auf die Ordnerstruktur dann auswirkt, holt die Grafikerin auch die Aufträge rein und erstellt auch die Rechnungen, was dann auch was mit der Buchhaltung zu tun hat. Schon vermischen sich da einige Punkte :-)
In einigen Punkten wäre es sogar sehr sinnvoll Dateien in Datenbanken abzulegen. Das hätte man sicherlich in vielen Belangen wie Zugriffsrechte, Redundanz, Archivierung, Erweiterngen uvm. einige Vorteile.
Der große Nachteil wird vermutlich sein, was ist, wenn die Daten rasant steigen und viele sehr Große Dateien vorhanden sind. Auch ein Nachteil wäre sicherlich, dass man dann an eine Software (Fremd oder Eigen) gebunden ist, mit der man über die Datenbank arbeitet, anstatt direkt über das Dateisystem zu arbeiten. Die Flexibilität lässt hier dann etwas nach.