Ist für den Unternehmer die Reisekostenabrechnung pflicht?

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Niemand ist verpflichtet Betriebsausgaben geltend zu machen. Jeder Beleg ist ein einzelner Antrag beim Finanzamt. Ein Antrag sich bei Einkommensteuer und ggf Umsatzsteuer steuermindernd auszuwirken.

Abrechnungen über Reisekosten haben zeitnah zu erfolgen. Und natürlich nicht doppelt. Das scheint Dir bereits klar zu sein. Bisher hast Du augenscheinlich nur auf den Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen verzichtet. In der Umsatzsteuer ist Dir kein Schaden entstanden, da aus diesen Pauschalen kein Vorsteuerabzug möglich ist. Bei der Einkommensteuer entscheidet sich die Auswirkung nach Deinem persönlichen Steuersatz.

Es soll Leute geben, die verzichten absichtlich auf diese Beträge um nicht dauernd Verluste zu machen. Wer dauerhaft Verluste macht, der bekommt irgendwann die Mitteilung, dass es sich bei ihm um Liebhaberei handele und das Finanzamt eine weitere Verrechnung von Verlusten ablehnt. Ohne jetzt genauer in dieses Thema einsteigen zu können.

Die Tankrechnungen von Deinem Praktikanten haben natürlich nichts mit den realen Fahrten für das Unternehmen zu tun. Denn es wird kaum so sein können, dass er immer mit vollem Tank los ist und Du hast die Auffüllung bezahlt. Mit der korrekten Behandlung habe ich ohne Prüfung des Sachverhaltes meine Schwierigkeiten. Man könnte es daher als eine Art Entlohnung ansehen. Doch da der mit Waren erfolgte wird es schwierig. Ich vermute mal, dass der Vorsteuerabzug einem entsprechenden Umsatz für Leistungen gegenüber Arbeitnehmern gegenüber steht. Und damit dann in der Bruttohöhe ein Lohnaufwand entsteht.

Dieses Problem ist nicht ganz so leicht, wenn man da eine korrekte Lösung haben will und nicht bei der Außenprüfung durch das Finanzamt ganz schön blöd dastehen will. Ob beispielsweise eine Verwendung von Gutscheinen die Lage verändert wie gesagt keine Ahnung. Da muss man genau prüfen.

Damit sind kreative Lösungen nicht immer die lustigsten. Erstens verwirren sie in der Tat, wobei häufig der Lebenssachverhalt schon schwer genug in der Darstellung ist und außerdem besteht die Gefahr der Steuerhinterziehung. Und bei der Steuerhinterziehung benötigt man keinen Vorsatz. Dem Finanzamt wurden pünktlich Zahlen gemeldet. Diese Zahlen waren verkehrt und sind zu berichtigen. Spätestens mit dem Bekanntwerden der Fehler ist dann der Tatbestand der Hinterziehung schon da. Wenn nicht sogar schon bei der pünktlichen Meldung.

Es gibt da noch weitere Fallstricke, je nachdem wie weit die andere Seite denkt. Auch für Aussenstehende oft nicht nachvollziehbar. Kann Dir nur empfehlen Dich möglichst schnell um Beratung zu kümmern.

Viel Erfolg.

Wie hast Du denn die Umsatzsteuer zurückbekommen? Eigentlich passiert so was nur im ersten Jahr der Selbständigkeit als Freiberufler, denn die Einkommenssteuer frisst das ganze am Jahresende auf. Ansonsten muss ich zustimmen, verpflichtet ist man bei den Ausgaben zu nichts ausser das ich sie belegen muss.

Pflicht nicht, aber Du dokumentierst damit Aufwand, der Dir tatsächlich entstanden ist. Du kannst bei Reisekosten nicht nur die reinen Auslagen abrechnen (Flüge, Bahn, Hotel,....), sondern auch Pauschalen für Tagessätze, Km-Geld bei PKW-Fahrten, die Dir oder dem Mitarbeiter bis zur Höhe der zulässigen Pauschalsätze steuerfrei zustehen und für die Firma steuermindernder Aufwand sind.

Wäre also blöd, wenn Du darauf verzichtest. Zu spät dürfte es noch nicht sein, aber das will ich nicht beschwören.

Bin ich nicht dazu verpflichtet? Gerade wenn ich das Auto des Mitarbeiters ständig nutze (bzw. er selber) und Tankrechnungen absetzte ohne selber einen PKW zu besitzen?

@MonsieurQ

Nein, bist Du nicht. Aber Du verlierst Geld.

Wie digitale Buchhaltung umsetzen?

Guten Morgen,

ich habe ein Anliegen.

Für meine Buchhaltung habe ich bisher immer alles Belege ausgedruckt und im Ordner abgeheftet und alle Einnahmen Ausgaben in der Exceltabelle eingetragen. Ich muss nur eine EÜR führen und bin Kleinunternehmer.

Nun habe ich ein digitales Programm gefunden für die Buchhaltung. Dort lade ich jetzt meine Belege hoch und kann die Konten verbinden und die Belege werden den Zahlungseingängen und Ausgängen automatisch zugeordnet. Außerdem schreibe ich darüber nun meine Rechnungen und diese werden direkt aus dem Programm an meine Kunden versendet.

Ich drucke nun die Rechnungen und Kontoauszüge nicht mehr extra aus um sie im Ordner abzuheften, sonder packe die digitalen Rechnungen quasi nur in dieses Buchhaltungsprogramm. Da drin sind keine Kontoauszüge abgelegt, sondern nur die Rechnungen ziehe ich dort hinein.

Ich frage mich nun aber was ist wenn das Finanzamt die ganzen Belege und Kontoauszüge sehen will? Ich hab diese ja nicht in den Ordner mehr abgeheftet, sondern wie erwähnt nur in dem Programm sind alle Ein-Ausgangsrechnungen importiert. Da fehlen ja auch die Kontoauszüge.

Das heißt doch sicher, dass ich nun die Kontoauszüge und dazugehörigen Rechnungen nochmal extra digital abspeichern muss? Oder habe ich hier einen Denkfehler. Einen Steuerberater habe ich nicht und brauch ich auch nicht für die paar Einnahmen die ich habe, aber da ich ja auch die Rechnungen in dem Programm schreibe und das alles viel einfacher geht als diese Exceltabellen, lohnt sich das für mich trotzdem.

Ich möchte halt gerne weg von dem ganzen Papierkram in den dicken Ordnern.

Wenn ich in dem Programm die ganzen Rechnungen exportieren will, dann sind die einfach in einem zip Archiv, so wie ich die importiert habe mit wilden Namen, ohne Datum usw. da wüsste ich ja gar nicht welcher Beleg wozu gehört.

Ich hab kein Plan wie ich das umsetzen soll, wie ich die Rechnungen und Kontoauszüge digital ablegen soll? Und ob ich das überhaupt noch machen muss?

Hat jemand eine Idee? Ich glaube ich seh den Wald vor lauter Bäumen nicht.

Danke.

P.S. Das Programm heißt SevDesk

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Umsatzsteuervoranmeldung Rückwirkend von Januar 2010 an,was wie wo?

Hallo Liebes Gute Frage Team & Member,

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