Gehaltsabrechnung - Frage zu den Buchungen

4 Antworten

Deine Buchung ist richtig. Ich habe alles so wie du verbucht, habe aber den Nettolohn auch auf Verbindlichkeiten verbucht. Die ganzen Bank-Zahlungen Verb. Nettolohn an Bank, abzuf. Soz.-Vers. an Bank, abzuführende LSt an Bank, abzuf. VL an Bank gebucht. So habe ich dies mal vor 50 Jahren in der Berufsschule gelernt.

Mein Kollege hat das wahrscheinlich auch so gelernt, vor vermutlich 40 Jahren in der BS. Von Buchhaltung wollte er nie was wissen, bis die Kollegin plötzlich starb und er dann musste. Seitdem wird sich durchgewurstelt. Inklusive der 500 EURO aus dem Jahr 2012, deren Verbleib unklar ist und man jetzt diverse Buchhaltungen anfragt, wer denn zuständig ist, dass wir es zurückkriegen. Gefunden hat den fehlenden Betrag der Buchprüfer von unserem Geldgeber. Zuletzt hatte ich auf den Auszügen die doppelte Abbuchung der SV einer MItarbeiterin gefunden. Kollege fängt jetzt mit den Kontierungen für 2013. Dieser Fehler wäre ihm also bei der Bearbeitung des Monats Oktober aufgefallen, im Februar 2014 oder so dann...

Warum ich die Buchhaltung hier sehr kritisch sehe, liegt auf der Hand. Wegen den 500 EUR schäme ich mich, obwohl nicht beteiligt, in Grund und Boden. Das ist doch peinlich, wenn man eineinhalb Jahre später einer Kaution hinterhertelefonieren muss. Und abgesehen davon, so etwas darf nicht passieren.

Ahhh, diese blöden fehlenden Zeilenumbrüche

Ich:

Aufwand: AN Gehalt (Brutto)
Aufwand: VL-Zuschuss AG
Aufwand: SV AG

an Bank (Überweisung des Nettos an den AN)
an SV Vorauszahlung (AG+AN)
an Vb an Finanzamt an Vb aus VL

Später

Vb aus VL an Bank (kompletter Sparbetrag)
Vb FA an Bank
SV Voraus an Bank

Kollege:

Aufwand: AN Gehalt (NETTO)
Aufwand: VL (kompletter Sparbetrag)
Aufwand: SV AN
Aufwand SV AG
Aufwand: Finanzamt

an

Bank (Finanzamt)
Bank (Krankenkasse)
Bank (VL-Versicherung)
Bank (Netto an AN)

Die Buchungen sind wirklich nicht so prickelnd dargestellt. Du lehnst Deine Buchungen an das sogenannte Brutto-Verfahren an. Das läuft aber etwas anders.

Brutto-Löhne an Verrechnungskonto[Verr.] SV AG an Verr. Verr. an Verb. gg. Arbeitnehmer (hier der Auszahlungsbetrag!) Verr. an Verb. Sozialvers. Verr. an Verb. VL Verr. Verb. Lohnsteuer

Und dann bei Zahlung jeweilige Verb. an Bank

Beide Varianten gehen. Sie müssen eben nachvollziehbar sein. Nur: Du hast die Bindungswirkung übersehen. Weder im laufenden Jahr, noch zum Jahreswechsel sollte man daher das Buchungsverhalten ändern!

Auch Deine Vergleiche mit den Vorjahren kannst Du vergessen. Prüfer gucken zu erst in die Konten mit den auffälligsten Entwicklungen und das dann besonders genau. Auch wenn das Buchungsverhalten geändert wurde, dann ergeben sich die größten Fehlerquellen.

Buche Deine Buchungen mit Generalumkehr raus. Sonst treibst Du die Jahresverkehrszahlen auf den Konten noch weiter in die Höhe. Also nicht nur einfach Stornierung.

Deine Kritik an den Konten, wie dem Aufwandskonto Lohn Müller ist nur eine Frage des Standpunktes. Weil jedem mit ausreichender Buchhaltungskenntnis klar ist: Entweder finde ich dort den Bruttobetrag oder den Auszahlungsbetrag. Hast Du dort beides findest Du nichts im Lohnkonto (dem gesetzlichen Bestandteil der Lohnbuchhaltung) was zu für Abstimmzwecke geeignet ist.

Also wird im Abschluss und in der Prüfung jeder erst anfangen müssen das Arbeitnehmer-Konto aus der Lohnbuchführung zu überführen. Das bedeutet dann für alle Bestandteile einzeln: Die Beträge rausrechnen und dann wieder zuschlagen. Du hast damit nicht zur Übersichtlichkeit beigetragen.

Hallo,

danke für die Antwort. Dass da kurzfristig nichts geändert wird, ist klar. Allerdings ist die Frage, ob man bei unter 10 Mitarbeitern die Verrechnungskonten unbedingt führen muss. Die Überweisung erfolgt weitestgehend zeitgleich mit dem EIntreffen der Gehaltslisten. Dann wird das ganze wieder deutlich übersichtlicher.

@Raiva

Müssen ist so ein Frage, Buchhaltung ist dann ordnungsgemäß wenn sich jemand mit Ahnung schnell einfinden kann. Der Vorteil ist, dass ich im Bereich der Aufwandskonten sofort die monatlichen Beträge finde. Und bei den Verbindlichkeiten sofort die Kontobewegungen. Das erleichtert das Abstimmen.

Nachtrag: Mein Kollege telefoniert derzeit einem Betrag von 500 EUR aus Sommer 2012 hinterher. Gefunden hat den fehlenden Betrag der Buchprüfer von unserem Geldgeber.

Zuletzt hatte ich auf den Auszügen die doppelte Abbuchung der SV einer MItarbeiterin gefunden. Kollege fängt jetzt mit den Kontierungen/Lexware für 2013 an. Dieser Fehler wäre ihm also bei der Bearbeitung des Monats Oktober aufgefallen, im Februar 2014 oder so dann...

Warum ich die Buchhaltung hier sehr kritisch sehe, liegt auf der Hand. Wegen den 500 EUR schäme ich mich, obwohl nicht beteiligt, in Grund und Boden. Das ist doch peinlich, wenn man eineinhalb Jahre später einer Kaution hinterhertelefonieren muss. Und abgesehen davon, so etwas darf nicht passieren.

@Raiva

Mit Fehlern ist das immer so: Sie dürfen nicht passieren. Auch bei der Bruttolohn-Verbuchungen fällt nicht jeder Fehler immer auf. Auch da muss man die Augen aufhalten.

Auch die Netto-Buchungen kann man abstimmen. Das ist nun einmal auch Fakt. Wenn man es nicht tut, dann verschiebt sich das Auffinden so oder so. Spätestens bis zu dem Zeitpunkt, an dem dann doch abgestimmt wird.

Natürlich ist das Mist, wenn Fehler gefunden werden. Gerade von Externen. Trotzdem, prüft ein Beamter, dann muss er so lange prüfen bis er einen Fehler findet. Findet er keinen hat er die Buchhaltung nicht geprüft. Also lieber einen Fehler der sich aufklären lässt als gar kein Fehler. Und es gibt wirklich Buchhaltungen, da werden am Ende des Jahres große Anpassungsbuchungen gemacht. Weil man sonst nie auf einen grünen Zweig kommt.

Es ist eine Frage der Realität.

Es ist beides richtig. In der Praxis wird bei Firmen mit nur einigen Mitarbeitern die einfache Version gebucht.

Deine Version wird bei größeren Lohnzahlungen verwendet.

Aber keine Regel ohne Ausnahme. Es hat noch keinen Finanzamtsprüfer oder Sozialversicherungsprüfer gestört, wie gebucht wurde. Wichtig ist für die nur, das es ein Lohnkonto gibt aus dem alles ersichtlich ist.

Das Lohnkonto (Gesamtaufwand für den AG) wäre dann die Summe aus
Aufwand AN Lohn (Netto)
Aufwand AN SV
Aufwand AG SV
Aufwand AN Steuer
Aufwand VL

... richtig?

Bei meiner Rechnung ergibt sich der Aufwand aus
Aufwand AN Lohn Brutto
Aufwand AG SV
ggf. Aufwand für VL Zuschuss

Das Zwischenlagern auf Forderungs- und Verbindlichkeitskonten ist nicht unbedingt nötig, das seh ich ein. Aber ansonsten finde ich das ganze doch sehr unübersichtlich.

@Raiva

Ja, deine Version ist sehr übersichtlich, da gebe ich dir Recht. Wie gesagt, in der Praxis macht man es oft anders. Es geht eben schneller. Die Abstimmarbeit entfällt, wenn man mal was falsch gebucht hat und so weiter.

Ein Lohnkonto ist für mich etwas anderes als die Konten in der Buchhaltung. Könnte so aussehen wie auf http://www.ic-lab.de/fit/downloads/1_3_5_lohnkonto.pdf

@Teresamaria

Die Lohnabrechnung wird auswärts gemacht, diese Übersicht (PDF, Lohnkonto), kommt vom externen Buchhalter. Wir buchen hier nur noch auf die Konten. Beträge etc. stehen dann auf den Zahlungsanweisungen bzw. Arbeitgeberkonten vom externen. (AG-Belastung-Übersicht)

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