Darf man in einer Firma Eingangsrechnungen wirklich nicht nach Sachkonten geordnet ablegen?

4 Antworten

Wir haben in der Buchhaltung die Eingangsrechnungen (Kopie) nach Sachkonten abgelegt, im Einkauf wurde das Original nach dem Alphabet abgelegt, so hatten wir die optimale Ablage.

Ich kenne solche Regelung auch nicht. Mein AG hat bis vor kurzem auch nach sachkonto abgeheftet. Jetzt wird gar nichts mehr abgeheftet. Sondern nur noch gescannt. Da ist auch nichts in Reihenfolge. Wichtig ist, dass bei einer Prüfung die Belege zeitnah und leserlich zur Verfügung gestellt werden können. Und ich meine auch so, das ein fremder dritter sich schnell Übersicht verschaffen kann.

Finger weg von der Umorganisation der Ablage. Kommt ein Prüfer und darf sich durch unterschiedliche Ablagesysteme wühlen ist der in der Regel nicht besonders erfreut. Es wirft auch tatsächlich ein schlechtes Licht auf die Buchhaltung und macht den Eindruck der Beliebigkeit.

Ebenso braucht natürlich niemand interne Rechnungseingangsnummern. Was für ein Aufwand ohne tatsächlichen Nutzen. Doch wer es angefangen hat, der sollte auch dabei bleiben.

Die Organisation der Buchhaltung ist den Unternehmen vollkommen frei gestellt. Es muss nur jemand mit Kenntnissen sich in angemessener Zeit durch die Buchführung finden. Vom Beleg bis in die Bilanz und auch wieder zurück. Dann entspricht das den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.

Als Konsequenz würde ich eine wirkliche Umorganisation nur machen, wenn ich auch die alten Jahre neu ablegen würde. Ich kann Dir versprechen - also ich persönlich würde lieber vorher was anderes machen. In aller Regel rechtfertigen andere Formen der Ablage den Aufwand nicht. Und wenn man an der einen Stelle zwar leichter den Preisvergleich findet, dann sucht man wieder länger, weil der Beleg eben nicht mehr bei der Kassenseite abgelegt ist oder beim Kontoauszug.

Eine Einschränkung zu der Anmerkung möchte ich allerdings nicht weg lassen. Wenn Ihr keine Offene Posten Buchhaltung haben solltet, dann wäre das eine Überlegung wert. Da könnte man dann auch die Eingangsrechnungen wenigstens nach Lieferanten sortiert ablegen. Und wird dann eine Rechnung bezahlt, dann würde ich diese aber nicht bei der Bank ablegen. Sondern eben in einen zweiten Ordner auch mit alphabetischen Register ablegen. Dann hat man nämlich gleich die Übersicht was ist offen. Und kann auch seine Salden abstimmen. Nur die offenen Rechnungen aufaddieren und mit dem Saldo vergleichen.

Hallo Gullup,

eine Umorganisation würde ich auch nur in den wenigsten Fällen empfehlen. Never touch a running system :)

Zu den internen Rechnungseingangsnummern: Vermutlich meint Jany die Belegnummer, die die meisten Programme automatisch setzen. Z. B. Collmex nummeriert gnadenlos mit einem Nummernkreis alle Buchungen durch.
Eine eigene Rechnungsnummer, zusätzlich zur Buchungsnummer, würde mich auch wundern.

Viele Grüße
Sven

@SvenMeyer288

Hi Sven,

mit Sicherheit meint sie das. Es war früher Pflicht. Und es war deshalb verlangt, damit später nicht einfach ein Beleg eingefügt werden konnte. Soll sogar eine klassische Azubi-Aufgabe gewesen sein UND was noch besser ist: Es gibt dafür einen Paginierhammer. Das Ding sieht aus wie ein Hammer und ist aber im Kopf ein Stempel mit Zählwerk. Platsch bekam jede Eingangsrechnung was auf die Mütze und hatte die eigene Nummer.

Ganz sinnlos ist es nicht, nur eben damals vollkommen überbewertet und man sieht es ja - Immer wieder, wo noch ältere KollegInnen arbeiten wird das weiter gemacht. Weil es eben früher mal wichtig war... Selbst Leute die mal nur was von Buchführung gehört haben und älter sind als sich, die fangen tatsächlich in der Unwissenheit damit an und binden sich dann auch.

Das ist der Grund dafür, dass insbesondere in den Datevprogrammen bis heute die Belegnummern-Spalten so besonders sind. War damals übrigens auch was besonderes, als die die Schlepptechnik eingeführt haben, also dass bei jeder Buchung zusätzlich die Belegnummer einen Schritt +1 hochgesetzt wurde.

Echte Historienbewältigung aus der Rubrik: Der Großvater erzählt ;-)


Hallo Jany,

von einer solchen Regelung für Eingangsrechnungen habe ich noch nicht gehört.

Ausgangsrechnungen müssen fortlaufend nummeriert sein - vielleicht meint deine Kollegin Ausgangsrechnungen und nicht Eingangsrechnungen?

Da greift §14 Abs. 4 Satz 4 UStG: "[...] eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), [...]" http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html

Eingangsrechnungen kann man sowieso nicht wirklich nach den Rechnungsnummern ablegen, da jeder Lieferant einen eigenen Nummernkreis hat.

Ansonsten wäre deine Kollegin in der Pflicht, die gesetzliche Grundlage zu nennen, auf der sie sich beruft :o)

Viele Grüße
Sven

Ok, dann hab ich mich doch unverständlich ausgedrückt.

Das mit der durchgehenden Nummerierung von Rechnungsnummern meinte ich folgendermaßen:

Wenn wir in unserer Firma eine Eingangsrechnung bekommen, vergeben wir für diese eine interne Belegnummer (also eine interne fortlaufende Rechnungseingangsnummer).

Und unter diesem Aspekt: Ja, ich meinte tatsächlich Eingangsrechnungen und nicht Ausgangsrechnungen.

Kann mir vielleicht noch jemand mit dieser kleinen Ergänzung helfen?

@Jany84

Achso :)

Aber auch in dem Fall wäre mir keine Regelung bekannt, die die Ablage nach Nummern vorschreibt. Beides geht (sowohl nach Konten, als auch nach Nummern) und beides hat Vor- und Nachteile.

VG
Sven

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