Buchhaltung: Eine E-Mail mit Rechnung im Anhang archivieren?

3 Antworten

Wenn man sich die Texte der einschlägigen Verordnungen so anschaut, dann kommt da ein Murks raus, der faktisch von kleineren Betrieben gar nicht wirklich erbracht werden kann. Stichwort beispielsweise "revisionssicheres Backup", was eigentlich indirekt für eine Langfrist-Aufbewahrung erforderlich ist.

Ich mache es hier im eigenen Betrieb folgendermaßen:

1. Rechnungen werden grundsätzlich ausgedruckt und kommen mit in den Eingangsrechnungsordner.

2. Zusätzlich wird die Mail weggespeichert. Komplett wie reingekommen, d. h. mit Begleittext, Header usw. Einfach so wie sie ist, im RFC2822-Format.

3. Meine Mails werden täglich weggesichert, und ich habe unterm Strich ein mehrfach gesichertes Archiv, was mehr als 10 Jahre zurückreicht.

4. Die (indirekte) Anforderung "revisionssicheres Backup" kann ich hier nicht wirklich erfüllen, und ignoriere dieses Fakt.

Letztlich stelle ich mich auf den Standpunkt, dass man bei einer Buchprüfung dem FA plausibel alles darlegen können muss. Und dann werden die Dinge auch akzeptiert.

Das hat bei den letzten beiden Buchprüfungen auch anstandslos geklappt, es gab keine Beanstandungen bzgl. elektronisch eingegangener Rechnungen.

Ich gehe zurzeit so vor, dass ich die Rechnungen (auf Rechner & Datenträger) speichere und dann noch zusätzlich ausdrucke und abhefte. Jetzt möchte ich die E-Mail archivieren, weiß aber nicht wie ich da genau vorgehen soll.

Ich nutze gmail von Google - wie kann ich meine E-Mails als RFC2822-Format abspeichern? Wie öffnet man dieses Format? Was würdest Du mir empfehlen?

@Krampe82

Periodisch automatisiert herunterladen auf irgendein System, was dann brauchbare Backups macht.

Bei mir ist die Sachlage glücklicherweise einfacher: ich betreibe meinen Mailserver auf Linux-Basis selbst. D. h. die Mailarchive liegen da halt und können per cronjob an andere Kisten als Backup-Hosts übergeben (bzw. von dort geholt) werden.

@dan030

Mit einem Gmail-Account von Google kann ich nicht automatisiert die E-Mails runterladen. Ich kann sie nur manuell als .mbox Datei herunterladen. Denkst Du das dieses Datei-Format von den Prüfern akzeptiert wird? 

Ich bin echt hilflos gerade :(

@Krampe82

Naja, "mbox"-Dateien sind doch die einzelnen Mails hintereinander, so wie sie empfangen wurden. Wenn wir jetzt kein sprachliches Mißverständnis haben sollten, dann hast Du da effektiv die Mails in ähnlichem Format vorliegen, wie ich sie hier auch archiviere.

Du solltest halt die heruntergeladenen Archive idealerweise mehreren(!) Datensicherungen zuführen. Am besten auch an bestimmten Standorten. Zum Beispiel einmal im Büro, und vielleicht noch einmal irgendwo in einem externen Backup in der "Cloud", wie man das alles heute so schön nennt.

Was halt nervig werden dürfte: Du müsstest im Prinzip eigentlich immer relativ zeitnah manuell die Sicherungen anstoßen, wann immer kaufmännisch relevante Dokumente eingegangen sind.

Mir persönlich wäre das zu stressig. Deswegen habe ich schon seit langen Jahren meinen eigenen Mailserver. Letztlich eine Linux-Kiste auf Strato-Mietserverbasis in meinem Falle. Und dann gibt's halt noch ein paar weitere Mietbleche, wo unter anderem die (durchautomatisierte) Datensicherung mitläuft.

@Krampe82

Natürlich kannst Du bei Google deine Mails RFC-konform abrufen. Du musst nur einen Mail-Client wie Outlook istallieren und einrichten. Ggf. findet sich auch ein AddOn, welches die Datensicherung auf einem externen Speicher vornimmt. Oder es findet sich eine Freeware, die das ohne "richtigen" Mail-Client machen.

Die Frage ist dann aber, warum die Mails nicht einfach bei Google in einen separaten Ordner im Mail-Postfach verschiebst,  wo Du die Revisionssicherheit eh missachtet.

Nach den neuesten Richtlinien mußt du da Mail dauerhaft und sicher speichern. Die Maißs müssen jederzeit wieder auffindbar und abrufbar sein.

Wie speichere ich eine Mail dauerhaft? Wie machst Du das? Ich nutze Gmail von Google und kann dort nur eine .mbox exportieren. Diesen bekomme ich nur mit Tools geöffnet.

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