Aufbewahrungsfristen von Akten beim Rechtsanwalt
Guten Tag.
Bei mir auf der Arbeit haben wir ein Problem. Wir ertrinken in Akten. Und 2011 haben wir auch noch eine Höchstmarke von 1450 neuen Akten erreicht und noch nichtmal die Hälfte ist in Ordnern abgeheftet (leider haben wir kein System mit Aktendeckeln).
Und das größte Problem ist, wir haben Akten, die seit über 5 Jahren kein Mensch in die Hand genommen hat. Mein Chef hat mal ein Lager angemietet und das voll gemacht, ist aber irgendwie zu geizig für eine zweite Box. Dabei könnten wir bestimmt 500 Ordner aussortieren.
Ich würd diese ganzen Akten am liebsten einfach zerreißen bis auf die Titel, die dann gesondert aufbewahrt werden.
Aber können wir das überhaupt? Ich hab mich etwas schlau gemacht und die Akten sollten am Besten bis 10 Jahre nach Beendigung aufgehoben werden. Jetzt hab ich aber 1.000 Akten, die 2004 beendet worden sind, die seit 8 Jahren niemand in die Hand nahm und die bis 2014 auch niemand in die Hand nehmen wird.
Ich würd meinem Chef gern eine Grundlage vorlegen, dass wir das machen können. Die meisten Schriftstücke haben wir sowieso in unserem Anwaltsprogramm. Zur Not könnte man die Posteingänge auch dazu scannen.
Kann mir jemand sagen, wie wir unser Aufbewahrungsproblem lösen können ohne gegen eine gesetzliche Grundlage zu verstoßen? Es ist wirklich schlimm hier, ich find keinen cm Platz mehr für einen weiteren Ordner.
4 Antworten
Laut Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO):
§ 50 Abs. 2:
Der Rechtsanwalt hat die Handakten auf die Dauer von fünf Jahren nach Beendigung des Auftrags aufzubewahren. Diese Verpflichtung erlischt jedoch schon vor Beendigung dieses Zeitraumes, wenn der Rechtsanwalt den Auftraggeber aufgefordert hat, die Handakten in Empfang zu nehmen, und der Auftraggeber dieser Aufforderung binnen sechs Monaten, nachdem er sie erhalten hat, nicht nachgekommen ist.
Die Rechnungen, die ihr euren Mandanten gestellt habt, müsst ihr allerdings 10 Jahre lang aufbewahren. Wir haben dazu extra Ordner angelegt. Steht in § 14b Umsatzsteuergesetz (gilt für alle Unternehmen)
§ 14b Aufbewahrung von Rechnungen (1) Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren. ...
Titel müssen wiederum 30 Jahre lang aufbewahrt werden (also Urteile, Kostenfestsetzungsbeschlüsse, Vollstreckungsbescheide etc.). Diese sind bei uns wiederum in extra Ordnern.
Aber immerhin habt ihr nicht den ganzen Papierkram der Handakten.
Danke. Das war wirklich hilfreich. Rechnungen und Titel aufzuheben ist ja kein Problem. Das Problem sind ja die ganzen verdammten dicken Schriftsätze, die während der Verfahren entstanden sind.
Das kann ich meinem Chef mal so vorschlagen, dann kriegen wir hoffentlich etwas Ordnung in unser Büro.
Es gibt Sachen, die sollte nur dein Chef entscheiden. Aber er wird sie mit Sicherheit 10 bzw. 10+1 Jahre aufheben.
Wenn mein Chef Sachen entscheiden würde, hätten wir heute noch kein Anwaltsprogramm. Deshalb würd ich ihm gern helfen. Denn so kann es leider nicht weitergehen. Man kann jetzt schon teilweise kaum Laufen bei uns. Ich könnte ihn natürlich auch überreden, eine weitere Box anzumieten.
Was mich aber sehr interessiert, kann man das alles auch in Dateiform aufbewahren? Das alles einzuscannen würd zwar ne Weile dauern, könnte aber unser Problem mit dem Platz lösen.
Das ist keine geringe Mengen an Altakten. Ich hab nur einen Bruchteil benannt. In meinem Büro und dem meiner Kollegin sind 3 Schränke vollgestopft. Die Akten stehen in den Kopierräumen, die eigentlich zu der Partnergesellschaft gehören, in der wir unsere Büroräume haben. Der Chef hat Akten von 1999 in seinem Schrank stehen. Ich muss die Akten bald auf den Boden stellen.
Dazu muss ich noch erwähnen, dass wir RA-Fachangestellte leider auch die winzigsten Büros in den ganzen Räumen bekommen haben.
Jetzt hab ich komplett den Faden verloren gehabt. Sorry. Ich muss wohl mal mit meinem Chef darüber reden. Aber wie ich das verstanden hab, ist es rechtmäßig, die Daten digital aufzubewahren. Das hilft schonmal weiter. Danke.
die Firma lagert eure Akten für euch ein, und die Akten welche ihr braucht (neuere) machen sie digital verfügbar. Das Original bleibt bei in deren Lagern verfügbar. Ihr habt kein Platzproblem, habt alles Dokomente am PC und bracht euch nicht mit Aufbewahrungsfristen rumärgern.
ein Rechtsanwalt sollte das wissen ;-) mindestens 10 jahre, bei manchen 30 Jahren
Sorry für OT, aber ich befinde mich gerade auf der Suche nach Anwaltssoftware, vergleichbar mit Lösungen wie PracticePanther & Konsorten in den USA, und finde es erschreckend, welche Ausmaße die Aktenberge annehmen können. Das bestärkt mich wiederum in meinem Streben nach Digitalisierung. ;)
es gibt schon Möglichkeiten das Problem aus den Händen zu geben, aber ich gehe davon aus dass es bei der "geringen" Menge an Altakten nicht rechnen wird. Ich weiß das ein guter Freund seine Akten bei Saga sichern lässt. Hier die Webadresse: http://www.digitalarchivieren.de/de/dienstleistungen/aktenlogistik__archivlogistik/sicherheitsarchiv
Denke die Scannen auch