Ich bin selbständig (Freiberufler), muss ich Reisekostenerstattungen unter den Einnahmen buchen?

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Natürlich, das normale ist, dass Du die die 500,-Euro als Einnahmen hast und die tatsächlichen Reisekosten als Ausgabe.

Theoretisch kannst Du Dir die Reisekosten gegen Quittung direkt auszahlen lassen, aber das ist unüblich und aus meiner Sicht verkehrt.

Du bist Freiberufler, Du berechnest die Reisekosten extra, also schlägst Du es auf die Rechnung auf und nimmst die echten Kosten in die EÜR.

Das muss ja auch nciht übereinstimmen. Der Auftraggeber trägt die Kosten mit der Bahn, aber Du nutzt das KfZ. Der Auftraggeber träge eine bestimmte Summe für Übernachtung, aber Du nimmst ein anderes Hotel, oder übernachtest bei Freunden.

Hi, heisst das jetzt, dass ich auf die Reisekosten brutto dann in meiner Rechnung nochmal die MwSt draufhauen muss? Wie hoch wäre denn das Risiko die Reisekostenerstattungen nicht zu versteuern, d.h. auf ein anderes Konto überweisen zu lassen - Verträge kann man ja ggf. anpassen für das FA wenn jemand nachfragt - bleibt nur der Querverweis?

Die von Dir als Reisekostenerstattung verbuchten Beträge sind keine Reisekostenerstattung, sondern ein Teil Deines Honorars, das zufällig die entsprechenden Kostenpositionen auf Deiner Seite deckt oder aber höher oder niedriger als diese ist.

Damit gibt es zwei Fälle:

- Hast Du Reisekostenbelege, die auf den Namen des Auftraggebers ausgestellt sind und diesem zur Erstattung übergeben werden, so tauchen diese Ausgaben und Erstattungen im Rahmen der steuerlichen Höchstbeträge in Deiner Bilanz überhaupt nicht auf. Die Erstattungen werden vom Auftraggeber steuerfrei durchgeführt und tauchen als Ausgaben in dessen Bilanz auf.

- Rechnest Du die Reisekosten in Deiner Bilanz als Ausgaben ab, dann werden die Erstattungen als Teil des Honorars gezahlt und sind somit Einnahmen, die die Ausgaben ausgleichen oder davon abweichen. Das sorgt dafür, daß Du beispielsweise Pauschalen mit dem Auftraggeber vereinbaren kannst, auf der Kostenseite jedoch die tatsächlichen Belege führst.

In der Regel ist der zweite Fall der einfachere, es sei denn, es handelt sich um besondere größere Aufwendungen für z.B. Flug oder Hotel, die zur Vermeidung von Vorleistungen Deinerseits direkt über den Auftraggeber gebucht und direkt mit diesem abgerechnet werden können. Denn falls Du eine Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, zählen auch Reisekostenumsätze zum Umsatz. Werden diese direkt als Auslagen erstattet (Option 1 von oben), zählen sie nicht dazu, da sie ja nicht auf Deine Rechnung getätigt wurden..

Die von Dir als Reisekostenerstattung verbuchten Beträge sind keine Reisekostenerstattung, sondern ein Teil Deines Honorars,

Genau das ist der springende Punkt. Viele Unternehmer kapieren nicht, dass das, was sie erhalten, ihr Honorar ist. Viele davon begehen den Fehler, die Belege an den Auftraggeber herauszureichen und/oder keine Umsatzsteuer auf diesen Teil des Honorars zu berechnen.

Ich verstehe leider nur nicht, warum das nicht verstanden wird. Wenn ich das verstehen würde, könnte man eine einfach zu verstehende Antwort erarbeiten.

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Hallo,

ich hoffe Ihr könnt mir helfen.

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Nun ist das Problem, dass ich ja eigentlich den gesamten Rechnungsbetrag in der Buchhaltung buchen muss, damit ich die 19% Mwst. wieder erstattet bekomme vom FA. Dies entspricht ja aber nicht die Realität, da ich so nun ja meine Ausgaben erhöhe, die ich ja eigentlich gar nicht hatte. Die Rechnungen sind auch an mich adressiert. Da ich kein Geschäftskonto haben muss als Freiberufler würde dies wahrscheinlich funktionieren, aber dies wäre ja eigentlich nicht korrekt, da ich die Ausgaben ja selbst nie getätigt habe.

Einfacher wäre es gewesen, wenn die Versicherung mir den Nettobetrag überwiesen hätte und ich dann im Nachgang den Komplettbetrag inkl. Mwst. an die Werkstatt überwiesen hätte.

Wie soll ich dies denn in diesem Fall verbuchen, so dass ich diese Mwst. natürlich auch wieder erstattet bekomme zu 100% vom FA?

Hier mal anhand eines Beispiels:

  • Gesamtrechnung der Werkstatt mit mir als Empfänger auf der Rechnung: 1190€
  • Versicherung der Gegenpartei überweist Nettobetrag von 1000€ direkt an Werkstatt
  • Ich muss Mwst. von 190€ an Werkstatt überweisen. —> Ich muss in der Buchführung 1190€ Rechnungsbetrag als Ausgabe verbuchen, damit ich die Mwst. vom FA wieder erstattet bekomme. —> Diese 1190€ habe ich ja aber gar nicht als Ausgabe getätigt und kann es auch nicht nachweisen. —> Wenn ich nur die 190€ in der Buchführung als Ausgabe verbuche, dann bekomme ich allerdings nur 19% von diesen 190€ vom FA erstattet und bleibe auf dem Restbetrag sitzen.

Ich hoffe Ihr könnt mir weiterhelfen, wie ich dies in meiner Buchhaltung abbilden soll.

Danke und Gruß, Martin

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