Kunden sollen schnell Rechnungen zahlen. Wie dazu motivieren?

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Zunächst solltest Du Dir klar werden, ob das Festpreisgeschäft oder T&M-Geschäft (nach Aufwand) ist.

Bei T&M-Geschäft wird normalweise anhand von monatlichen Leistungsnachweisen (Stunden und Tätigkeitsbeschreibungen, sowie Reisekosten), die vom Auftraggeber fachlich anerkannt werden, gezahlt. Zahlungsziele dafür sind üblicherweise 30 Tage. Hast Du jedoch öffentliche Auftraggeber, so kann auch mal ein Zahlungsziel von 60 oder 90 Tagen gefordert werden. Das ist entsprechend als Kreditrisiko bei einer Kalkulation von Stundensätzen zu berücksichtigen, denn so wird es immer Außenstände von 1-3 Monaten Leistungen geben. Bist Du jedoch gut unterwegs, d.h. hast genügend Aufträge, dann wird sich das eionpendeln und für einen mehr oder weniger stabilen Cashflow sorgen.

Bei Festpreisgeschäft ist ein Zahlungsplan zu vereinbaren. Kunden möchte natürlich erst zahlen, wenn das komplette Werk vollendet und abgenommen ist, d.h. 100% mit Abnahme. Du möchtest gerne 100% mit Auftragserteilung haben, damit Deine Kosten vorab gedeckt sind. Man muss sich also über den Projektfortschritt einen Zahlungsplan überlegen, der beide Ansichten berücksichtigt.

Wenn Du initiale Aufwände hast (z.B. Bereitstellung eines Servers, Mieten von Cloud-Space, Kauf von lizenzierter Software, Kauf von Internet-Bandbreite), dann kann das für den Kunden transparent in einer ersten Zahlung bei Auftragsbeginn zusammengefasst werden. Man kann auch hierfür pauschal z.B. 10% des Auftragswerts vereinbaren.

Dann ist eine Spezifikation zu erstellen, die der Kunde verabschieden muss. Wenn die Dauer für die Spezifikation nicht konkret absehbar ist, solltest Du die Ausarbeitung der Spezifikation nach T&M und auf dieser Basis ein Festpreisprojekt für die Umsetzung anbieten. Kann man den Spezifikationszeitumfang eingrenzen (z.B. auch durch Timeboxing), so ist mit Abnahme der Spezifikation ein weiterer Meilenstein erreicht. Es werden vielleicht weitere 20-30% des Projektpreises fällig.

Dann verschwindest Du im stillen Kämmerlein oder auch nicht und wirst die Lösung - ggf. in weiterer Abstimmung mit dem Kunden - erstellen. Irgendwann ist das Ganze fertig und es kann dem Kunden auf der Zielumgebung bereitgestellt werden: Bereitstellung zur Abnahme ist ein weiterer Meilenstein, der mit nun weiteren 30-50% dotiert sein sollte.

Gibt es auf dem Weg zu diesem Meilenstein vertraglich klar definierte Punkte, z.B. für einen Prototyp, der auch abzunehmen ist, dann kann daran natürlich auch eine Meilensteinzahlung geknüpft werden.

Dann hat der Kunde eine Abnahmefrist, in der das Werk zu prüfen ist. Mängel werden mitgeteilt und von Dir zu beheben sein, wenn sie im Widerspruch zur Spezifikation stehen. Sagt die Spezifikation das, was umgesetzt wurde und der Kunde hat nur seine Meinung geändert, so ist das ein Change Request, der separat zu bepreisen ist und ausgeführt wird. Sagt die Spezifikation nichts darüber, hast Du das Werk nach üblichen Regeln der Sorgfalt in marktüblicher Art und Weise auszuführen, d.h. Änderungen wären auch Change Requests.

Mit erteilter Abnahme wird der Rest des Betrags fällig und die Gewährleistungsphase beginnt. Denke daran, im Projektpreis dafür z.B. pro Monat Gewährleistung einen Aufschlag (z.B. 1% oder 1 Personentag) vorzunehmen. Üblich sind 6-12 Monate Gewährleistung.

Mit der Abnahme könnte der Kunde auch einen Supportvertrag abschließen, der üblicherweise entweder fix vorab für ein Jahr oder mit Sockel nach Aufwand (monatlich) bezahlt wird. Denke daran, daß das Vorhalten einer Referenzumgebung etc. Dich Geld kostet und daher ein Supportvertrag immer auch einen fixen Sockel enthalten sollte.

Aus langjähriger Erfahrung kann ich Dir sagen, daß Projekte mit der Qualität von Spezifikationen und Projektmanagement stehen und fallen. Du solltest daher auch klar die Risiken im Auge haben. Schlechte Spezifikationen öffnen Kunden Tür und Tor für Forderungen. Schlechtes Projektmanagement, weil man sich nicht traut, Nachforderungen für Change Requests zu stellen oder Kunden an einen Zeitplan zu binden, führt ebenso zu zusätzlichen Aufwänden und Kosten. Verzögerungen durch Kunden (z.B. bei Zulieferungen, Spezifikationsabnahmen, Bereitstellung von Hardware) sind ggf. auch mit Mehrkosten für Dich verbunden, also berücksichtige dies in den Angeboten.

Nun gibt es noch das kleine Problem der Zahlungen... nun, man kann vereinbaren, daß Meilensteinzahlungen z.B. 30 Tage nach Rechnungsstellung bezahlt sein müssen. Ist das nicht erfolgt und dauert das Projekt noch an, kannst Du die Arbeit ruhen lassen, bis die Außenstände beglichen sind.

Skonto von 1-3% ist möglich, aber vergiß nicht, das vorher auf die Stundensätze/Projektpreise aufzuschlagen ;-)

Letztendlich musst Du Dir über die Margen einen Puffer erwirtschaften, der die schlechte Zahlungsmoral ausgleicht. Ich habe einige sehr große Unternehmen als Kunde, die sich z.T. trotz kürzerer Zahlungsziele sechs Monate Zeit mit Zahlungen lassen - bin aber zum Glück nicht selbständig, so daß das die Firma auffängt.

Wenn Du mit einer Person einen Monatsumsatz von 10 kEUR erreichst, dann wäre das Finanzierungsrisiko pro Monat bei ca. 1%, d.h. 100 EUR, d.h. 1,6 Arbeitsstunden. Wenn Du in einem Projekt die Spezifikation schlampig erstellst, kann Dich das Tage und ggf. Wochen an zusätzlicher Arbeit kosten. Mit anderen Worten: Deine wesentlichen Risiken liegen nicht in der Zahlungsmoral, sondern in der Projektführung.

Daher dieser Absatz fett zum Ausdrucken und über's Bett hängen :-)

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mach ich. Und ich lerne es auswendig :)

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