Kleinunternehmer Rechnungsstellung Reisekosten oder Tagespauschale

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3 Antworten

Als Unternehmer hast Du die Möglichkeit, Deine Kosten in die Preisgestaltung auf verschiedene Weisen einzubeziehen:

  • Das kann im Stunden-/Tagessatz auf Basis der Präsenzanteile und voraussichtlichen Kosten incl. Risikozuschlag enthalten sein.

  • Das kann als zusätzliche Pauschale an Reisetagen (Präsenztagen) geltend gemacht werden, damit nicht alle Tagessätze einen Präsenzanteil annehmen müssen. Du hast im Angebot also zwei Tagessätze: einen bei Dir im Office, einen vor Ort beim Kunden.

  • Das kann nach steuerlichen Höchstsätzen und auf Nachweis (z.B. für Hotel, Flug, Parken, Taxi, ...) erfolgen. Dann ist das eine Position Deines Angebots, die die Konditionen klarstellt.

  • Das kann auf steuerfreier Erstattungsbasis durch den Auftraggeber erfolgen, d.h. Rechnungen dürfen nicht auf Dich, sondern müssen auf den Auftraggeber ausgestellt sein.

In jedem Fall ist es so, daß Du im Rahmen einer EÜR Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen mußt. Ob also ein Tagessatz für 1.200 EUR zzgl. 400 EUR Reisepauschale, ein Tagessatz von 1.600 EUR incl. Reisekosten oder ein Tagessatz von 1.200 EUR zzgl. 320 EUR Flug, 25 EUR Taxi, 30 EUR Parken und 25 EUR sonstige Ausgaben angesetzt wird, ist im Prinzip unter dem Strich egal.

Da in Deinem Vertrag jedoch von einer Erstattung der Reisekosten die Rede ist, solltest Du genau das tun: Belege mit dem Auftraggeber abrechnen. Vertragskonditionen zurrt man fest, bevor man Leistungen beginnt. In jedem Fall wäre eine direkte Erstattung der Reisekosten für Dich sinnvoller, wenn es mit den Maßgaben, welche Art von Rechnungen und Belegen erforderlich sind, machbar ist.

nun kenne ich die Regelungen nicht, die du mit dem Kunden getroffen hast. Es gibt sehr viele Varianten, die man ansetzen kann. Kurz zu den Fragen:

Ist es für mich vorteilhafter dem Kunden meine komplette Reisekosten inkl. Verköstigung (Realkosten) erstatten zu lassen oder eine Tagespauschale in Rechnung zu stellen ?

No idea! Ich würde mal vermuten: wenn du weniger ausgegeben hast als die Tagespauschale, dann ist die Pauschale besser. Im anderen Falle sind die Realkosten besser. Das jedoch ist eher eine Frage der Verhandlung und des Vertrages. Wenn der Kunde zustimmt, kannst du beides in Rechnung stellen.

Auf die Rechnung setzte ich den Vermerk "Einkommenssteuerfrei da Spesen/Nebenkosten/Rückerstattung"

was du mit dem Vermerk bezweckst, ist mir unklar. Dem Kunden ist es auch vollkommen egal, was mit deiner Einkommensteuer ist. Und klar ist auch: der Satz ist falsch!


Was du verhandelt hast, weiss ich nicht. Aber wenn du die tatsächlichen Kosten in Rechnung stellst, dann zähle alle Beträge auf den Belegen zusammen und packe den Betrag auf die Rechnung. Die Tagespauschalen kannst du auch draufpacken, wenn der Kunde mitmacht. Du kannst du pauschal für jede Reise 1.000 Euro in Rechnung stellen, wenn du das vereinbart hast und wenn der Kunde zahlt.

Das mit deinem einkommensteuerfrei ist ja wohl eher ein wenig anders. Du stellst dem Kunden die Ausgaben in Rechnung. Die wirst du belegen durch deine Belege. Die Originalbelege bleiben bei dir.

Damit hast du - sagen wir - 1.000 Euro Ausgaben (auf Belegen). Diese 1.000 Euro sind auf deiner Seite bei den Betriebsausgaben. Das hebt sich auf (und ist damit - wie du es nennst - einkommensteuerfrei).

Die Tagespauschalen setzt du auch bei deiner Steuer an.

Es ist zu erkennen, dass Du ziemlich unbeschlagen bist.

Als Unternehmer (Kleinunternehmer gibt es nicht) wirst du aber steuerlich noch auf richtige Probleme treffen.

Und dann?

Der einzig wahre Rat: Geh´ zum Steuerberater.

EnnoBecker 27.05.2014, 20:56
Der einzig wahre Rat: Geh´ zum Steuerberater.

Ich fürchte, hier ist der Steuerberater die falsche Wahl. Die Frage zielt ja nicht auf steuerliche Folgen und Gestaltungen, sondern auf unternehmerische Entscheidungen. Hier ist der Unternehmensberater gefragt.

wfwbinder, übernehmen Sie.

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EnnoBecker 28.05.2014, 08:55
(Kleinunternehmer gibt es nicht)

Oh, ist das abgeschafft worden, als ich im Urlaub war?

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