Kann ich als Freiberufler für Geschäftsreisen Reisekosten und Arbeitsstunden in Rechnung stellen, auch wenn dies nicht mit dem Auftraggeber abgesprochen wurde?
2 Antworten
Dein Auftraggeber hat von Dir ja ein Angebot bekommen und wenn da nichts zu diesen Kosten enthalten ist, dann wir er diese auch nicht vergüten. Wenn Dein Angebot eine Dienstleistung enthält, dann sind damit die Arbeitsstunden abgedeckt. Sinngemäß gilt gleiches für anfallende Reisekosten, wenn sie nicht explizit als Zusatzkosten genannt werden.
Dann würde ich zumindest nachverhandeln, aber nicht einfach eine Rechnung schicken. Da die Dienstleistung schon erbracht wurde ist die Verhandlungsposition natürlich schwach.
Wenn sie "gefordert wurde", dann hast Du eine E-Mail oder eine Gesprächsnotiz, daß dies so ist. Also hast Du einen Auftrag des Auftraggebers erhalten, diese Reise zu unternehmen. Also wird sie auch nach üblichen Reisekostenerstattungsgrundsätzen berechnet.
Generell würde ich Dir jedoch auch bei Angeboten, die keine Reisen vorsehen, empfehlen, dies in einer Klausel zu beschreiben. Da kann dann ja auch stehen, daß "keine Reisen vorgesehen" sind bzw. Reisen "explizit (schriftlich) durch den Auftraggeber freizugeben" sind.
Ich wiederhole mich gerne: Du kannst alles in Rechnung stellen, was vertraglich vereinbart ist.
Wenn Du aus eigenem Antrieb eine Reise unternimmst, dann ist das für Dich ggf. eine Dienstreise, da es mit Deiner Tätigkeit zusammenhängt, wenn jedoch kein Auftragsverhältnis besteht, dann gibt es auch keinen Anspruch auf Vergütung. Das ist Vertriebstätigkeit.
Natürlich hättest Du mit dem potentiellen Auftraggeber auch vorab klären können, daß Reisekosten zu übernehmen sind - aber das hast Du aus Nachlässigkeit nicht getan, oder weil Du Dich nicht getraut hast, etwas zu fordern, wenn noch kein Auftrag vorliegt.
Das ist nun unternehmerisches Risiko.
Einziger Weg aus dieser Sache heraus: sprich mit dem Auftraggeber und kläre die Rechnungstellung ab. Vielleicht stößt Du auf Verständnis und alles geht gut.
Für die Zukunft: bevor Du irgendwelche Reisen unternimmst, wirst Du Dir klar darüber, ob dies Vertrieb (von Dir zu tragen, zu Lasten Deines Gewinns) oder Auftrag (dann muss es im Angebot vertraglich geregelt gewesen sein) ist. Es kann auch Mischformen geben, bei denen Du nur die Reisekosten erstattet bekommst, nicht jedoch Deine Arbeitszeit, da das erst mal Deine akquisitionsbedingten Aufwände sind.
Wie schon das Sprichwort: Verträge braucht man nur, wenn man sich nicht mehr verträgt :-)
Zur Nachfrage, wie man das denn überhaupt berechnen kann...
Angenommen, Du benötigst für Deinen Lebensunterhalt 4.000 EUR netto im Monat. Auf Deine Brutto-Einkünfte zahlst Du aber Steuern. Also benötigst Du ca. 5.300 EUR als Überschuss. Beträgt Dein Vertriebsoverhead von den Stunden her ca. 10% und gibst Du dafür 800 EUR im Monat an Reisekosten, Internetkosten, Telefonkosten etc. (die nicht von irgendeinem Auftraggeber direkt erstattet werden) aus, sowie fährst Du dafür 1.000 km mit dem eigenen Pkw, dann wären das also pro Monat grob 150 produktive Stunden gegenüber 5.300 + 7800 + 1.000 * 0,3 = 6.400 EUR. Das macht ca. 43 EUR/Stunde. Hast Du nun noch ein Auftragsrisiko zu manchen Zeiten von z.B. 5% (bei geringem Akquisitionsrisiko und eher länger laufenden Aufträgen) bis 20% (bei hohem Akquisitionsrisiko und eher vielen Kurzläuferaufträgen), dann sollte das im Stundensatz zu 45 EUR bis 52 EUR führen. Bekommst Du bei einem Kunden mehr, z.B. 80 EUR oder 120 EUR die Stunde, dann kannst Du das natürlich auch berechnen. Nur sollte der Mindeststundensatz = Kostensatz, den wir gerade ausgerechnet haben, nicht unterschritten werden.
Diese Rechnung stellst Du monatlich fortlaufend an, um Deine Rentabilität und Deine Kostenstruktur zu überprüfen.
Reselling von Produkten und Lizenzen kann helfen, über die damit verbundenen Margen von 15-30% Deine Rechnung zu Deinen Gunsten zu verschieben. Das senkt jedoch effektiv nicht den Stundensatz, sondern erleichtert nur das Risiko einer auftragslosen Zeit.
Blindflug bei Kostenstrukturen kann schnell tödlich werden, wenn es mal bei den Aufträgen stockt.
Das Problem ist ja, dass zum Zeitpunkt der letzten Rechnungstellung noch nicht von einer weiteren Geschäftsreise in die Agenturstadt die Rede war.
Es sind alles einzelne, separate Leistungen, die ich erbracht und berechnet habe. Es existiert kein Angebot, das eine Geschäftsreise, die plötzlich gefordert wurde, berücksichtigt.