Dienstreisen: Steuerliche Behandlung von Kostenerstattungen

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Deine Frage lässt sich nur anhand des Formulars der Anlage N zur Einkommensteuererklärung 2013 bzw. des amtlichen Musters für die Lohnsteuerbescheinigung 2013 beispielhaft erklären, weil es für 2014 noch keine derartigen Papierchen gibt. Kann also sein, dass wenn du dich in der Silvesternacht hinsetzt, um deine Steuererklärung für 2014 zu machen, du unter anderen Hausnummern suchen musst als denen, die ich dir hier nenne:

Deine Kosten, die du gegenüber dem Arbeitgeber abrechnest, sind nach der Definition des § 9 EStG Werbungskosten. Als solche gehören sie in deine Einkommensteuererklärung, und zwar in die Rubrik "Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten" (Zeile 50 der Anlage N) in die Zeilen "Summe der selbst ermittelten Aufwendungen für Reisekosten bei Auswärtstätigkeiten (ohne Verpflegungsmehraufwendungen)" bzw. "Summe der selbst ermittelten Mehraufwendungen für Verpflegung bei Auswärtstätigkeiten".

In dieselbe Rubrik, allerdings jeweils in die Zeilen "Vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt" gehören die Beträge, die dir dein Arbeitgeber aufgrund deiner Reisekostenabrechnungen überweist. Die findest du als Jahressumme in deiner Lohnsteuerbescheinigung, Zeile 20.

Wenn du die Werbungskosten nicht im Formular eintragen würdest, hätte das Finanzamt nur den Betrag der Erstattungen durch den Arbeitgeber (den bekommt es nämlich elektronisch übermittelt) und würde sehen: 'Aha, da hat einer von seinem Arbeitgeber was gezahlt bekommen, das ist noch nicht versteuert.' Folgerichtig müsste es auf diese Beträge die Steuer dann noch nachträglich erheben. Durch den Ansatz der Werbungskosten werden die Erstattungen hingegen "neutralisiert", wirken sich also nicht mehr steuererhöhend aus. Umgekehrt kannst du durch die Werbungskosten insoweit auch keine Steuern mehr sparen, weil du sie ja vom Arbeitgeber ersetzt bekommen hast und folglich "unterm Strich" keine eigenen Kosten hattest.

Es ist eigentlich ganz einfach. Das EStG beschreibt, welche Positionen als steuerlich geltend zu machende Werbungskosten bei Dienstreisen in Frage kommen. Diese Beträge abzüglich irgendwelcher steuerfreier Erstattungen des Arbeitgebers für diese Dienstreisen kommen in der Einkommensteuererklärung zum Ansatz.

Zahlt der AG beispielsweise nur 5 EUR Tagespauschale und 0,20 EUR pro km, kannst Du den Fehlbetrag zur Verpflegungspauschale und den 0,30 EUR/km steuerlich ansetzen.

Wird es komplizierter, empfiehlt sich eine tabellarische Aufstellung der steuerlichen Beträge und der Erstattungen. Manche Arbeitgeber produzieren zumindest die Erstattungsübersicht sogar von sich aus zum Jahresende.

Bitte die Frage genau lesen:
Der AG zahlt 0,30 EUR pro km und die auch vom FA angenommenen Verpflegungspauschbeträge.
Von daher ist Deine Antwort nur bedingt nützlich.

"Diese Beträge abzüglich irgendwelcher steuerfreier Erstattungen des Arbeitgebers für diese Dienstreisen kommen in der Einkommensteuererklärung zum Ansatz."

Wenn also alle Aufwendungen vom AG erstattet wurden, kann/soll/muss ich keine Angaben mehr dazu in der Steuererklärung machen?

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@Springbutterfly

Wenn der Arbeitgeber nicht Erstattungen geleistet hat, die über den steuerlichen Sätzen liegen (wäre als Einkommen zu versteuern) oder aber geringer sind (Differenz ist als Werbungskosten geltend zu machen), dann brauchst Du diese nicht anzugeben, da sie sich aufheben. Insbesondere sind Kostenerstattungen ja steuerfrei ersetzt, da die entsprechenden Belege auf den AG lauten und somit von Dir ja gar nicht steuerlich geltend gemacht werden können.

Auch wenn der AG 30 ct/km Dienstreise zahlt, kann jedoch die Zählung der km anders sein, z.B. es kann eine Klausel "gerechnet von zuhause oder vom Arbeitsort, je nachdem, welcher Ort näher am Dienstort liegt". Ich kenne einige Firmen mit solchen Regelungen. Liegt dann der Flughafen beispielsweise von zuhause 32 km, vom Arbeitsort aber nur 10 km entfernt, dann bekommst Du eine Erstattung mit 30 ct/km für 20 km, kannst aber als Werbungskosten die restlichen 44 km je Fahrt geltend machen.

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