Annahme einer Papierechnung verweigern?
Wir haben einen Kunden, der per Brief mitgeteilt hat, dass Rechnungen an ihn, die in Papierform ausgestellt sind, verweigert und zurück geschickt werden. Er möchte ausschließlich Rechnungen per E-Mail. Darf er das?
4 Antworten
Da hat primär er ein Problem.
Die Rechnung muss ihm ja erst einmal zugehen, bevor er die Annahme verweigern und zurückschicken kann. Wenn er denn jetzt nicht zahlt, dann hast Du dadurch ja den besten Nachweis, dass er sie erhalten hatte. Der Zugang ist erfolgt, denn der Brief mit der Rechnung war "in seinem Verfügungsbereich". Also raus die Keule, wenn er nicht zahlt.
Meine Empfehlung ist aber eine ganz andere:
Wie du schreibst ist der EMail-Versand mit erhöhtem Arbeitsaufwand verbunden.
Also lass ihm seinen Willen und mach es per EMail, aber berechne dafür Deine Kosten als zusätzlichen Posten in jeder Rechnung.
Als Text z.B. "zusätzliche Gebühr wg. gefordertem Rechnungs-Sonderversand" und einem angemessenen Betrag, kalkuliert z.B. an einem Stundensatz.
Lass ihn Spielchen treiben soviel er will - und er zahlen kann!
Jeder Handschlag, den Du für ihn machst, ist kostenpflichtiger Arbeitsaufwand, und den berechnest Du ihm.
Und wenn er will, dass Du im Keller Heizöl sägst - mach es und verlange einen ordentlichen Stundensatz dafür.
Weil dein Kunde dürfte es wenig geben, das du ihm einfach so verweigern solltest. Jedenfalls dann, wenn du ihn als Kunden behalten willst.
Wie die es machen ist es auch erlaubt.
Es gibt viele gute Gründe für den Wunsch und es dürften mehr werden, denen man kein Papier mehr senden darf.
Warum? Kannst du dir vorstellen, dass es nur am Papier liegt, weshalb der Buchhalter oder auch die Chefin, der die Rechnungen anweist und verbucht, jeden Tag eine Stunde hin und eine zurück zur Arbeit fährt?
Es kann auch sein, dass der Chef gerne das Geld im Griff hat aber viel lieber in seiner Ferienwohnung in Marbella lebt. Soll vorkommen.
Man findet auch Dienstleister, die den Job fast für lau komplett übernehmen. Deren einziges Problem ist, an die Belege zu kommen.
Dass das auch für dich wesentlich praktischer und sowieso viel billiger ist, sollte sich technisch lösen lassen.
ja stimmt natürlich, der Kunde ist König. Aber grade dieser hier hat bis dato fast mehr Arbeit verursacht als Ertrag erbracht, weil sich die Wünsche stündlich ändern. Ich musste alle Rechnungen (und es waren ein paar sehr umfangreiche dabei) schon mehr als fünfmal neu schreiben, weil er sich nicht entscheiden konnte, welche Adressen und Texte er denn nun rein oder raus haben wollte.
Es hat mich ja auch nur mal grundsätzlich interessiert, ob das gemacht werden darf,
Wenn er generell die Annahme von Post verweigert (wie will er sonst feststellen, ob es eine Rechnung, oder ein anderer Brief ist), wird er über Kurz, oder Lang feststellen, dass es Probleme gibt.
Wenn er Rechnungen die per Post eingehen, dann einfach in den Papierkorb worft, kann er auch Probleme bekommen, weil der Mahnbescheid dann irgendwann auch per Post kommt.
Auf der anderen Seite, warum ihm nicht den Gefallen tun und auch noch Porto sparen.
Naja, es ist so, dass die Rechnungen von der Betriebssoftware aus nicht per Email versendet werden können. Ich muss also jede Rechnung fertig machen und dann manuell einscannen und manuell per Email verschicken. Das ist schon Zeitaufwand, da kommt mich das Porto günstiger ;-). Im Brief war sogar angekündigt, dass man die Rechnung dann ungebucht zurück geschickt bekommt. Dann hat er noch zusätzliche Portokosten. Mich hat nur mal interessiert, ob es überhaupt rechtlich o.k ist , dies so zu verlangen. Ich denke, er möchte sich die Arbeit Umwandlung von Papier in Digital ersparen.
Dazu genügt doch ein einfacher PDF-Drucker.
Aber ich verstehe die Diskussion nicht. Es obliegt doch letztlich seiner Verantwortung, ob er die Rechnungen zur Kenntnis nimmt oder es absichtlich unterlässt. Man nennt dies auch Entschließungsermessen.
Da wäre doch die logische Folge einfach:
Rechnung --> Mahnung --> Mahnbescheid/Klage.
Genau, aber man möchte ja lieber den Kunden halten, als Geld für Mahnbescheide ausgeben.
pdf Druck ist auch aus meiner Sicht die beste Lösung.
Da haben die Herren eine gute Idee, ich kontaktiere mal den Service :-)
Er darf - er darf aber auch die Folgen tragen.
Man stelle sich das vor bei "Rechnungen" vom Finanzamt u.a.
:-) würde ich meinen anderen Kunden niemals antun aber in diesem ganz speziellen Fall ist es definitiv eine Überlegung wert. Das hören vielleicht auch die Spielchen auf, die er ganz gerne mal treibt. Danke!