Frage von gumel81, 285

Ich bin selbständig (Freiberufler), muss ich Reisekostenerstattungen unter den Einnahmen buchen?

Ich habe für einen Kunden gearbeitet und eine Vergütung von 3000€ bekommen. Dazu wurden mir Reisekosten in Höhe von 500€ bezahlt. D.h. ich bekomme 3.500€.

Muss ich diese 3.500 als Einnahme buchen oder nur die 3000€?

Bei anderen Aufgaben habe ich die Fahrtkosten immer als Ausgabe gebucht (hier habe ich ja nichts erstattet bekommen). Wie läuft das nun hier?

Antwort
von wfwbinder, 230

Natürlich, das normale ist, dass Du die die 500,-Euro als Einnahmen hast und die tatsächlichen Reisekosten als Ausgabe.

Theoretisch kannst Du Dir die Reisekosten gegen Quittung direkt auszahlen lassen, aber das ist unüblich und aus meiner Sicht verkehrt.

Du bist Freiberufler, Du berechnest die Reisekosten extra, also schlägst Du es auf die Rechnung auf und nimmst die echten Kosten in die EÜR.

Das muss ja auch nciht übereinstimmen. Der Auftraggeber trägt die Kosten mit der Bahn, aber Du nutzt das KfZ. Der Auftraggeber träge eine bestimmte Summe für Übernachtung, aber Du nimmst ein anderes Hotel, oder übernachtest bei Freunden.

Antwort
von gandalf94305, 234

Die von Dir als Reisekostenerstattung verbuchten Beträge sind keine Reisekostenerstattung, sondern ein Teil Deines Honorars, das zufällig die entsprechenden Kostenpositionen auf Deiner Seite deckt oder aber höher oder niedriger als diese ist.

Damit gibt es zwei Fälle:

- Hast Du Reisekostenbelege, die auf den Namen des Auftraggebers ausgestellt sind und diesem zur Erstattung übergeben werden, so tauchen diese Ausgaben und Erstattungen im Rahmen der steuerlichen Höchstbeträge in Deiner Bilanz überhaupt nicht auf. Die Erstattungen werden vom Auftraggeber steuerfrei durchgeführt und tauchen als Ausgaben in dessen Bilanz auf.

- Rechnest Du die Reisekosten in Deiner Bilanz als Ausgaben ab, dann werden die Erstattungen als Teil des Honorars gezahlt und sind somit Einnahmen, die die Ausgaben ausgleichen oder davon abweichen. Das sorgt dafür, daß Du beispielsweise Pauschalen mit dem Auftraggeber vereinbaren kannst, auf der Kostenseite jedoch die tatsächlichen Belege führst.

In der Regel ist der zweite Fall der einfachere, es sei denn, es handelt sich um besondere größere Aufwendungen für z.B. Flug oder Hotel, die zur Vermeidung von Vorleistungen Deinerseits direkt über den Auftraggeber gebucht und direkt mit diesem abgerechnet werden können. Denn falls Du eine Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, zählen auch Reisekostenumsätze zum Umsatz. Werden diese direkt als Auslagen erstattet (Option 1 von oben), zählen sie nicht dazu, da sie ja nicht auf Deine Rechnung getätigt wurden..

Kommentar von EnnoWarMal ,

Die von Dir als Reisekostenerstattung verbuchten Beträge sind keine Reisekostenerstattung, sondern ein Teil Deines Honorars,

Genau das ist der springende Punkt. Viele Unternehmer kapieren nicht, dass das, was sie erhalten, ihr Honorar ist. Viele davon begehen den Fehler, die Belege an den Auftraggeber herauszureichen und/oder keine Umsatzsteuer auf diesen Teil des Honorars zu berechnen.

Ich verstehe leider nur nicht, warum das nicht verstanden wird. Wenn ich das verstehen würde, könnte man eine einfach zu verstehende Antwort erarbeiten.

Antwort
von Axelaxel28, 139

Hi, heisst das jetzt, dass ich auf die Reisekosten brutto dann in meiner Rechnung nochmal die MwSt draufhauen muss? Wie hoch wäre denn das Risiko die Reisekostenerstattungen nicht zu versteuern, d.h. auf ein anderes Konto überweisen zu lassen - Verträge kann man ja ggf. anpassen für das FA wenn jemand nachfragt - bleibt nur der Querverweis?

Antwort
von gumel81, 145

Ich habe vergessen zu erwähnen: Das war eine Dozententätigkeit an einer Universität.

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