Muss ich als Vermieter die Nebenkosten Abrechnung belegen?

Wenn es sich um eine Warmmiete handelt, muss die konkrete Abrechnung nicht offengelegt werden, da es sich ja um eine Pauschale handelt. Ebenso ist es das Risiko des Vermieters, welche Nebenkosten konkret anfallen.

Wenn es sich um eine Kaltmiete handelt, zu der bestimmte Nebenkosten gesondert abgerechnet werden, dann hat der Vermieter natürlich auf Verlangen die Kostenbasis für die Abrechnung offenzulegen. Das betrifft die Kostenschlüssel (in Falle anteiliger Umlagen) und die Einzelbeträge (von Versorgern, Entsorgern, Hausmeistern, Versicherungen, Reparaturen etc.). Insbesondere sollten auch explizit Beträge, die als haushaltsnahe Dienstleistungen von den Mietern steuerlich geltend gemacht werden können, ausgewiesen werden.

Warum ist das so viel zusätzliche Arbeit? Der einfachste Weg wäre doch ein Excel-Sheet, in das die einzelnen Daten eingetragen werden. Für jeden Mieter gibt es dann eine Übersicht nach Kostenschlüssel, in der die Berechnung der Positionen erfolgt. Einzelrechnungen zu Positionen kann man bei Bedarf verschicken.

Einfache Antworten sind die besten: Natürlich muss wie bei jeder Rechnungsstellung der Vorgang der Abrechnung komplett für jeden, letztlich auch für einen Amtsrichter nachvollziehbar sein, das gilt besonders dann wenn Nachfragen von Mietern über den gerichtlichen Klageweg entstehen. Spätestens dann hat ein Vermieter ohne Belege und allein keine Chance, weil dort gilt die HkVo in gültiger Fassung. Und dort steht alles ganz ordentlich beschrieben. hjj