Frage von An345, 121

Kleinunternehmer Rechnungsstellung Reisekosten oder Tagespauschale

Ich bin seit Anfang diesen Jahres Kleinunternehmer. Für meinen Kunden musste ich öfters ins Ausland. Im Vertrag steht dass ich Anrecht auf Vorschuss und somit Erstattung meiner Reisekosten habe. Leider war das Controlling/ die Buchhaltung nicht rechtzeitig mit der Bearbeitung meiner Anträge fertig und ich musste in Vorleistung gehen. Mittlerweile bin ich über dem Einkommenssteurfreibetrag.
Nun meine Frage:

  1. Ist es für mich vorteilhafter dem Kunden meine komplette Reisekosten inkl. Verköstigung (Realkosten) erstatten zu lassen oder eine Tagespauschale in Rechnung zu stellen ?

Meine Gedanken sind die Folgenden :

  1. Sagen wir meine Gesamtkosten belaufen sich auf 140€ Verköstigung und 170€ für Zusatztickets etc. Zwei Hotels und eine Zugfahrt wurden von mir ebenfalls getragen (zusätzlich 330€). Den Gesamtwert von 670€ kann ich dem Kunden mit den Originalbelegen in Rechnung stellen. Auf die Rechnung setzte ich den Vermerk "Einkommenssteuerfrei da Spesen/Nebenkosten/Rückerstattung". Somit kriege ich den Gesamtwert erstattet und muss keine Einkommenssteuer zahlen?

  2. Sind die Zusatztickets in der Tagespauschale enthalten? Können diese separat erstattet werden? Werden Sie in die Reisekosten eingerechnet?

  3. Berechne ich eine Tagespauschale bzw. Reisekosten komme ich auf ca. 520€ (220€ Tagespauschale, 300€ Reisekosten. (siehe Pkt.3 - was ist mit den Zusatzkosten?) Es würde meines Erachtens also nur Sinn machen die Verköstigung in Tagespauschalen abzurechnen, die Fahrt/Zusatzkosten jedoch nicht. Auf die Tagespauschalen wiederum müsste ich dann doch Einkommenssteuer zahlen? Plus, ich muss vom Auftraggeber gezahlte Frühstücke von der Tagespauschale abziehen (entweder Realwert oder 20% der Tagespauschale).

Was ist der bessere Weg? Vielen Dank für die Hilfe!

Antwort
von gandalf94305, 120

Als Unternehmer hast Du die Möglichkeit, Deine Kosten in die Preisgestaltung auf verschiedene Weisen einzubeziehen:

  • Das kann im Stunden-/Tagessatz auf Basis der Präsenzanteile und voraussichtlichen Kosten incl. Risikozuschlag enthalten sein.

  • Das kann als zusätzliche Pauschale an Reisetagen (Präsenztagen) geltend gemacht werden, damit nicht alle Tagessätze einen Präsenzanteil annehmen müssen. Du hast im Angebot also zwei Tagessätze: einen bei Dir im Office, einen vor Ort beim Kunden.

  • Das kann nach steuerlichen Höchstsätzen und auf Nachweis (z.B. für Hotel, Flug, Parken, Taxi, ...) erfolgen. Dann ist das eine Position Deines Angebots, die die Konditionen klarstellt.

  • Das kann auf steuerfreier Erstattungsbasis durch den Auftraggeber erfolgen, d.h. Rechnungen dürfen nicht auf Dich, sondern müssen auf den Auftraggeber ausgestellt sein.

In jedem Fall ist es so, daß Du im Rahmen einer EÜR Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen mußt. Ob also ein Tagessatz für 1.200 EUR zzgl. 400 EUR Reisepauschale, ein Tagessatz von 1.600 EUR incl. Reisekosten oder ein Tagessatz von 1.200 EUR zzgl. 320 EUR Flug, 25 EUR Taxi, 30 EUR Parken und 25 EUR sonstige Ausgaben angesetzt wird, ist im Prinzip unter dem Strich egal.

Da in Deinem Vertrag jedoch von einer Erstattung der Reisekosten die Rede ist, solltest Du genau das tun: Belege mit dem Auftraggeber abrechnen. Vertragskonditionen zurrt man fest, bevor man Leistungen beginnt. In jedem Fall wäre eine direkte Erstattung der Reisekosten für Dich sinnvoller, wenn es mit den Maßgaben, welche Art von Rechnungen und Belegen erforderlich sind, machbar ist.

Antwort
von freelance, 67

nun kenne ich die Regelungen nicht, die du mit dem Kunden getroffen hast. Es gibt sehr viele Varianten, die man ansetzen kann. Kurz zu den Fragen:

Ist es für mich vorteilhafter dem Kunden meine komplette Reisekosten inkl. Verköstigung (Realkosten) erstatten zu lassen oder eine Tagespauschale in Rechnung zu stellen ?

No idea! Ich würde mal vermuten: wenn du weniger ausgegeben hast als die Tagespauschale, dann ist die Pauschale besser. Im anderen Falle sind die Realkosten besser. Das jedoch ist eher eine Frage der Verhandlung und des Vertrages. Wenn der Kunde zustimmt, kannst du beides in Rechnung stellen.

Auf die Rechnung setzte ich den Vermerk "Einkommenssteuerfrei da Spesen/Nebenkosten/Rückerstattung"

was du mit dem Vermerk bezweckst, ist mir unklar. Dem Kunden ist es auch vollkommen egal, was mit deiner Einkommensteuer ist. Und klar ist auch: der Satz ist falsch!


Was du verhandelt hast, weiss ich nicht. Aber wenn du die tatsächlichen Kosten in Rechnung stellst, dann zähle alle Beträge auf den Belegen zusammen und packe den Betrag auf die Rechnung. Die Tagespauschalen kannst du auch draufpacken, wenn der Kunde mitmacht. Du kannst du pauschal für jede Reise 1.000 Euro in Rechnung stellen, wenn du das vereinbart hast und wenn der Kunde zahlt.

Das mit deinem einkommensteuerfrei ist ja wohl eher ein wenig anders. Du stellst dem Kunden die Ausgaben in Rechnung. Die wirst du belegen durch deine Belege. Die Originalbelege bleiben bei dir.

Damit hast du - sagen wir - 1.000 Euro Ausgaben (auf Belegen). Diese 1.000 Euro sind auf deiner Seite bei den Betriebsausgaben. Das hebt sich auf (und ist damit - wie du es nennst - einkommensteuerfrei).

Die Tagespauschalen setzt du auch bei deiner Steuer an.

Antwort
von vulkanismus, 57

Es ist zu erkennen, dass Du ziemlich unbeschlagen bist.

Als Unternehmer (Kleinunternehmer gibt es nicht) wirst du aber steuerlich noch auf richtige Probleme treffen.

Und dann?

Der einzig wahre Rat: Geh´ zum Steuerberater.

Kommentar von EnnoBecker ,
Der einzig wahre Rat: Geh´ zum Steuerberater.

Ich fürchte, hier ist der Steuerberater die falsche Wahl. Die Frage zielt ja nicht auf steuerliche Folgen und Gestaltungen, sondern auf unternehmerische Entscheidungen. Hier ist der Unternehmensberater gefragt.

wfwbinder, übernehmen Sie.

Kommentar von EnnoBecker ,
(Kleinunternehmer gibt es nicht)

Oh, ist das abgeschafft worden, als ich im Urlaub war?

Antwort
von EnnoBecker, 51

Ich verstehe jetzt nicht, wo der Bezug zum Kleinunternehmer besteht.

Hab ich was überlesen?

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