Elektronisches Dokument mit eindeutigem Index versehen
Halli hallo,
ich hoffe, dass ich hier mit meinen Fragen besser aufgehoben bin als bei "gutefrage":
Im Rahmen der neuen "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" steht zu dem Punkt "Aufbewahrung", dass "ein elektronisches Dokument mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen ist".
Was ist damit gemeint? Bzw. was ist in diesem Fall unter "Index" zu verstehen? Reicht ein eindeutiger Dokumentenname aus, wenn dadurch die Nachprüfbarkeit gewährleistet ist?
Google liefert mir dazu keine Ergebnisse... :-( Ist wahrscheinlich einfach noch zu frisch, das Thema.
1 Antwort
Ich würde da doch empfehlen, den ganzen Text zu lesen. Es ist dort nämlich die Rede von einem eindeutigen Identifikationsmerkmal, z.B. einem eindeutigen Index, Barcode, etc.
Im einfachsten Fall numerierst Du Deine Dokumente laufend durch. Jedoch ist auch bereits ein Zeitstempel, der in Verbindung mit einem Vorgang nur einmal vorkommen kann, bereits ein solcher Index.
Hintergrund dieser Anforderung ist die Notwendigkeit, bei einem elektronisch signierten Dokument nicht nur dessen Existenz, sondern auch die eindeutige Identifikation zu gewährleisten.
Ich habe die GoBD vorliegen. Weiter unten steht "Stellt ein Steuerpflichtiger durch organisatorische Maßnahmen sicher, dass das elektr. Dokument auch ohne Index verwaltet werden kann (...) so ist aus diesem Grund die Buchführung nicht zu beanstanden"... deswegen ja die Frage, ob in dem Fall ein eindeutiger Dokumentenname reicht... :-P Oder gibt es dann Gemecker von Seiten der Finanzverwaltung? (Ob das in der Praxis nun so relevant ist, ist wahrscheinlich auch eine andere Frage... wie in den meisten Fällen sicher abhängig von Umfang und Wichtigkeit).
Das mit dem Durchnummerieren ergibt für mich Sinn. Könnte man solch eine Nummerierung dann nicht bei elektr. Dokumenten einfach irgendwie einfügen? Also zB. Eingangsrechnung als pdf-Dokument erhalten, wird gespeichert mit Name "Firma XY Rg-Nr. 123 vom 01.01.13 EingangsNr. 1"
Oder muss hier komplexere EDV-Irgendwas hinzu?
Idealerweise würdest Du ein elektronisches Dokument signieren. Damit verbunden ist auch ein Zeitstempel.
Wenn also im Dokument eine eindeutige Nummer, Bezeichnung oder sonstige Kennzeichnung (z.B. in den Metadaten des PDF-Dokuments) oder im Inhalt des Dokuments ein Barcode, eine Dokumentnummer etc. steht, dann ist dies durch die Signatur mit dem Rest des Dokuments fest verbunden. Damit ist die Anforderung erfüllt.
Das kann für Deine Dokumente wie auch für die anderer Unternehmen bzw. Partner sehr einfach hergestellt werden. Archivierst Du dann noch die Dokumente eines Jahres auf einem unveränderlichen Medium, dann ist auch die Thematik der Aufbewahrungspflichten sehr einfach zu erledigen.
Es sollte nur eben nicht so sein, daß nachträglich die Identität eines Dokuments leicht verändert oder vergessen werden kann.
Lies auch mal hier: http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=1