Frage von Rat2010, 47

Büropauschale auch bei Niederlassung?

Hallo zusammen,

ich habe ein Minithema und vielleicht hat ja schon mal wer den Fall gehabt oder darüber nachgedacht:

In einer Niederlassung fallen regelmäßig große regelmäßige Kosten wie Personal, Miete, Reinigung und so weiter an, dazu fallen mittlere (Drucker, Papier und so weiter), es fallen aber auch ganz kleine an. Es geht um Kaffee, Milch, Zucker, Tee, Wasser, Saft, Cola für Kundne und Mitarbeiter aber auch mal Nachporto, Trinkgeld oder eine neue Glühbirne oder Batterie. Kleinigkeiten halt, die über ein Monat irgendwas irgendwas um die 20 - 50 € ausmachen.

Hat ein Unternehmen die Möglichkeit, dem Niederlassungsleiter monatlich eine Pauschale für diese Kleinigkeiten zu überweisen, so dass der alles erledigt ohne die Buchhaltung aufzublähen oder gibt es so eine Möglichkeit nicht?

Das Thema ist ein steuerliches. Kann ein Unternehmen das (unter welcher Bezeichnung?) absetzen und muss es der Niederlassungsleiter nicht versteuern?

Ich denke, dass es sicher Grenzen gibt aber gibt es überhaupt die Möglichkeit?

Danke!

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von EnnoBecker, 38

Also ich verstehe die Frage nicht. Wer überweist dem NLL Geld und warum?

Kommentar von Rat2010 ,

Die Verwaltung, damit er Miniausgaben nicht mehr entweder selbst bezahlt oder teilweise ohne Beleg abrechnen muß.

Kommentar von EnnoBecker ,

Höchstwahrscheinlich bin ich zu doof, um das zu kapieren.

Absetzbar sind doch betriebliche Aufwendungen. Eine Überweisung ist aber keine Aufwendung, sondern nur ein Aktivtausch. Also Geld von der linken in die rechte Hosentasche.

Wie soll denn die Abrechnung funktionieren?

Kommentar von Rat2010 ,

So ähnlich wie eine Büropauschale, die man einem Mitarbeiter mir Homeoffice zahlt.

Ausgabenart: sonstige Bürokosten. Monatlich per Dauerauftrag.

Kommentar von EnnoBecker ,

Vielleicht komme ich langsam dahinter, was du meinst. Ich gebe mir ja Mühe.

Der NLL bekommt von (wem?) einen Fuffi und geht davon Kekse und Glühbirnen kaufen. Die Frage ist nun, in welchem Verhältnis der NLL zum Geldgeber steht. Sind es verschiedene Unternehmer? Dann hat der NLL eben Einnahmen in Höhe von 50 und Ausgaben in der Höhe, wie er sie eben hat und verbucht.

Oder der NLL und der Geldgeber sind im selben Unternehmen, dann sind wir wieder bei der linken und rechten Hosentasche.

Und wo erspart man sich da die Buchführung?

Kommentar von Rat2010 ,

Das Unternehmen (Kapitalgesellschaft) hat eine kleine Niederlassung, die von einem mit Fixgehalt angestellten NLL geleitet wird.

Nun merkt der Chef des Unternehmens, dass es neben den ganzen Kosten, die das Unternehmen trägt auch noch eine Menge Kleinigkeiten gab, die bisher der NLL aus eigener Tasche gezahlt hat. Grund ist, dass der (Vollzeit angestellte) Leiter einen merklichen Teil davon selbst konsumierte. Allerdings eben auch Kunden, Lieferanten, die Teilzeitkraft, Mitarbeiter zu Besuch und der Chef. Letzterer findet es nicht gut, dass Kosten, die an sich betrieblich wären, vom NLL aus dessen Tasche gezahlt werden.

Nun hat der Chef die Möglichkeit, entweder alles über einen Versandhändler bestellen zu lassen. Weil die Niederlassung mitten in einer Großstadt ist, wirkt das umständlich. Er kann den NLL auch mit einer Bankkarte und einem Kassenbuch ausstatten, was aber - vom Aufwand her - der Sache weniger gerecht würde als dass er ihm pauschal z. B. 20 € im Monat überweist und den NLL weiter die Sachen dann besorgen lässt, wenn er dazu Zeit hat oder eh beim einkaufen ist.

Und wo erspart man sich da die Buchführung?

Ein Buchungssatz im Monat gegen mal drei, mal zwölf und dann vielleicht noch den einen oder anderen Eigenbeleg für Trinkgeld und Nachporto. Es ist ja nicht damit getan, die Ausgaben zu dokumentieren. Sie müssen auch abgerechnet, überwiesen und auf verschiedene Konten verbucht werden.

Wenn es nicht geht, geht es nicht. Wenn es aber (steierlich) eine Art "Büropauschale" für den Fall gibt, ist das eien gewaltige Vereinfachung.

Kommentar von EnnoBecker ,

Nach Fredl2 und Meandor ist die Frage jetzt beantwortet?

Kommentar von Rat2010 ,

Wenn es diese Art der Betriebsausgabe in dem Fall nicht gibt, ist die Frage beantwortet.

Gibt es neben Fahrtkostenerstatung (er fährt nur ein paar Stationen mit der Tram) und Essensgutscheinen noch etwas, wodurch ich im Endeffekt die selbe Wirkung erziele? Dem NLL also regelmäßig und unkompliziert was zahle, das beim Unternehemn Aufwand, beim NLL aber kein Lohn ist? Was ist vom Nachweis her am einfachsten?

Kommentar von EnnoBecker ,

Was ist vom Nachweis her am einfachsten?

Abrechnungten des NLL, beispielsweise Fahrtkostenabrechnungen.

Im Allgemeinen sollte aber darauf geachtet werden, dass der NLL Aufwendungen im Auftrag der Gesellschaft bezahlt, so dass ein Vertrag zwischen Händler/Diensteanbieter usw. und der Gesellschaft zustandekommt. Das wird beim Kaffeekauf in aller Regel der Fall sein.

Vermieden sollte werden, dass der NLL als Privatperson Aufwendungen trägt und dies an das Unternehmen weiterberechnet.

Grund dafür ist, dass nur der Unternehmer unter den üblichen Voraussetzungen die Vorsteuer abziehen kann. Die Privatperson kann das nicht umd sie kann auch nicht mit Umsatzsteuer weiterberechnen.

http://www.steuertipps.de/lexikon/f/fahrtkostenzuschuesse

Kommentar von Rat2010 ,

Das Unternehmen ist nicht Vorsteuerabzugsberechtigt/tätigt nur steuerfreie Umsätze. Sonst gäbe es ja einen guten Grund gegen die Vereinfachungsüberlegung. Wahrscheinlich war es auch das, weshalb die Idee so abwegig wirkte?

Danke für den Link. Wenn ich den Aufwand mindern will, ist auch das Unsinn.

Spricht angesichts der neuen Umstände (kein Vorsteuerabzug) etwas dagegen, dass der NLL statt einer Handkasse den Kleinkram über Reisekostenabrechnugen abrechnet? In der Zentrale läuft das auch gut.

Kommentar von EnnoBecker ,

Wahrscheinlich denkst du zu kompliziert.

Der NLL oder die Sekretärin bringt halt Kaffee oder Büroklammern mit, gibt die Belege zum Buchen und lässt sich den Gegenwert auszahlen. Gern auch mit einem Papier, der mit "Reisekostenabrechnung" überschrieben ist.

Expertenantwort
von gandalf94305, Community-Experte für Steuern, 31

Ich würde an dieser Stelle das Stichwort "Handkasse" einwerfen wollen. Genau für solche Ausgaben ist doch diese vereinfachte Haushaltung da. Kontiert wird das ganze unter sonstigen Betriebsausgaben, Porto oder was auch immer.

Kommentar von Rat2010 ,

Du hast natürlich recht! Weil das auch organisiert werden muss, sprich: der Niederlassungsleiter Geld bekommen, Belege aufheben und die Buchhaltung das ganze verbuchen muss, hätte ich es gerne auf einfache Art vermieden aber so wie ich mir das vorgestellt habe, klappt das wohl nicht. Dazu möchte ich anmerken, dass auch die Hauptniederlassung ohne jegliche Kassen auskommt. Da läuft der (seltene) Kleinkram - wegen regelmäßiger Einkäufe bei der Metro - über die Spesenabrechnung sehr gut. Nur hat der Niederlassungsleiter bisher keine Spesen.

Antwort
von Meandor, 22

Warum sollte der Niederlassungsleiter das Geld erhalten?

Entweder die Niederlassung hat ein Bankkonto oder eine Kasse aus welcher sie es bestreiten kann, dann werden alle Buchungen oder Ein- und Ausgänge auch ordentlich aufgezeichnet und verbucht, oder sie haben keines.

Wenn der Niederlassungsleiter "pauschal" 50 Euro bekommt, als pauschalen Spesenersatz ist das meines Erachtens steuerpflichtiger Arbeitslohn. Wenn er tatsächlich Dinge für den Betrieb dafür kauft, kann er die Sache als Werbungskosten absetzen. Ist meines Erachtens aber eine bescheuerte Idee.

Kommentar von Rat2010 ,

Danke für die Antwort. Wenn du dir meien Antwort an EB von gerade eben anschaust, kam ich auf die Idee, weil sie der Sache am ehesten gerecht wird. Es scheint aber nur ein nicht im Gesetz stehender Einzelfall zu sein, auf den der Gesetzgeber nicht eingegangen ist.

Es gibt andere Möglichkeiten wie Essensgutscheine und wahrscheinlich wird das die Lösung.

Kommentar von Meandor ,

Natürlich hat der Gesetzgeber auch diese Situation geregelt, dass ist das schöne an Abstraktionen. Wir müssen sie nur richtig einordnen.

Wir haben den Fall das der Niederlassungsleiter betrieblich veranlasste Aufwendungen privat getragen hat, warum auch immer.

Es gibt die Möglichkeit den Lohn des Niederlassungsleiters zu erhöhen, das führt zur Steuerpflicht.

Es gibt die Möglichkeit dem Niederlassungsleiter pauschal 50 Euro in die Hand zu drücken, dass ist dann aber ebenfalls Lohn und führt auch zur Steuerpflicht.

Es gibt die Möglichkeit, dass die Niederlassung 50 Euro in ihre Kasse erhält, dass hat keine Gewinnauswirkung das wäre eine Buchung von Kasse 2 an Kasse 1 und fertig.

Es gibt die Möglichkeit, dass der Niederlassungsleiter seine Ausgaben weiter privat bestreitet und am Ende des Monats/Quartals/Jahres eine Abrechnung macht und die Sache ersetzt bekommt. Das sind Betriebsausgaben der Firma und beim NLL haben wir auch keine steuerliche Auswirkung.

Antwort
von FREDL2, 21

Ich gehe von einer der HL untergeordneten NL aus.

Üblich ist, dass diese Kosten von der Hauptstelle getragen und an die versch. NL weiterbelastet werden.

Ich sehe aber auch kein Problem darin, eine monatliche Summe von HL zu NL zu überweisen, um die Ausgaben zweckgebunden damit zu bestreiten. Eine pers. Steuerpflicht für den NL-Leiter kann daraus nicht entstehen, wenn betriebliche Notwendigkeiten mit dem Geld bestritten werden.

Worin die Einsparung von Bürokratie liegen soll, erschliesst sich mir nicht. In beiden Fällen darf nicht ohne Nachweis des Verwendungszwecks ausgegeben werden. Im 2. Fall entsteht nur zusätzlich das Problem, dass bei Unter- oder Überschreiten der Pauschale zusätzliche Vorgänge nötig werden.

Fazit ist, sobald die Sache - egal was - betrieblich veranlasst ist, ist es Betriebsausgabe. Und umgekehrt.

Kommentar von Rat2010 ,

Aus der Sicht des Unternehmens (Kapitalgesellschaft) wäre es auch sonst betrieblich veranlasst. Wenn nur das, was nachgewiesen wird, abgesetzt werden kann, wäre das ein KO-Argument.

Ich kam auf die Idee, weil es bei Homeoffices solche Pauschalen gibt und natürlich vor allem, weil es der Sache am ehesten gerecht würde (siehe meine Antwort an EB von gerade eben). Dir ist also auch keien Ausnahme bekannt?

Kommentar von FREDL2 ,

@Rat2010: ich kenne keine Ausnahme.

Zitat Meandor:

Es gibt die Möglichkeit, dass die Niederlassung 50 Euro in ihre Kasse erhält, dass hat keine Gewinnauswirkung das wäre eine Buchung von Kasse 2 an Kasse 1 und fertig.

Das isses. Und für Kaffee, Milch, Zucker, Tee, Wasser, Saft, Cola, Nachporto, neue Glühbirne oder Batterie gibt es Belege. Fürs Trinkgeld reicht ein Eigenbeleg. Um die Führung eines Kassenbuchs kommst Du da nicht herum.

Wenn es nur ums Mittagessen geht, dann kann man das mit den Essensgutscheinen machen. Ob dem Briefträger aber ein Essensgutschein anstatt des Nachportos reicht?

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